مفاهیم مستندسازی
تعریف خلاصه مفاهیم کاربردی در مستندسازی
- داده: همه‌ی مفروضات، معلومات، داشته‌ها، دانسته‌ها، و پیشینه‌ی فعالیت‌ها و عملکردها را به‌عنوان داده‌ها شناخته و ثبت و نگهداری می‌کنیم
- اطلاع: از پردازش و پرورش داده‌های خام و پردازش نشده، اطلاعات را به دست می‌آوریم
- دانش: مجموعه‌ای از اطلاعات در مورد یک موضوع است
- دانایی مؤثر: بخشی از دانش یا دانایی که قادر به کاریست یا استفاده از آن در عمل هستیم.
- رکورد: مجموعه‌ای از داده‌ها، اطلاعات و دانش در مورد یک موضوع مشخص کنار هم؛ مثلاً رکورد یک دانش‌آموز می‌تواند مجموعه داده‌ها درباره (نام، نام خانوادگی، تاریخ تولد، و...) باشد
- سند یا مدرک: فرآورده یا محصولی است که به صورت ماژولار و برای مقاصد خاص، برای مخاطبین خاص و برای کاربردهای خاص طراحی و ایجاد شده است (Perelman, 2001). طراحی ماژولار یا پودمانی سند یعنی تقسیم سند به قطعات و بخش‌های مشخصی (مثل مقدمه، طرح مسأله، تصویرها و...) که می‌توانند به‌صورت مستقل از یکدیگر تکمیل شوند. محتوای هر بخش سند بسته به مخاطب و کاربرد آن متفاوت است. طراحی ماژولار (در انگلیسی: Modular design) که در جامعه به آن پودمانی، ماژولار یا مدولار هم میگویند، یک اصل در طراحی است که یک منظومه را به قطعات کوچکتر به نام پودمان تقسیم می‌کند. پودمان‌ها می‌توانند به طور مستقل ایجاد شوند، اصلاح شوند، جایگزین شوند یا با پودمان‌های دیگر یا بین سامانه‌های مختلف جابه‌جا شوند (Wiki-Modular, 2024).
تعریف کامل مفاهیم کاربردی در مستندسازی
داده
داده یا داده‌ها، بخش‌ها و قطعاتی از دانسته‌ها و معلومات هستند که نشان دهنده‌ی ویژگی‌های کمی و کیفی (چندی و چونی) یک متغیر یا مجموعه‌ای از متغیرها هستند. داده‌ها نوعاً نتایج حاصل از سنجه‌ها (اندازه‌گیری‌ها) هستند و می‌توانند مبنای ترسیمات و گراف‌ها، تصاویر، یا مشاهدات یک مجموعه از متغیرها باشند. داده‌ها به‌عنوان پایین‌ترین سطحی از تجرید شناخته می‌شوند که اطلاعات و دانش از آن مشتق می‌شود.
به‌طور کلی می‌توان همه‌ی مفروضات، معلومات، داشته‌ها، دانسته‌ها، و سوابق و پیشینه‌ها را داده‌ها (Data) نامید. انسان جهت ثبت و درک مشترک هر واقیعت و پدیده از نشانه‌های مختص آن استفاده نمود. ابتدا به صورت تصویر و در ادامه‌ی سیر تکاملی آن از حروف، اعداد و علائم کمک گرفت؛ بنابراین هر واقعیت یا داده‌ای با حروف، اعداد و علائم و یا ترکیبی از آنها قابل ثبت است. به‌عنوان نمونه می‌توان از موارد زیر نام برد:
- سال: 1386
- شماره سریال: 52/ب 768060
- نام: حمید
داده‌ها مجموعه‌ای از نمادها (برای انسان حروف، اعداد، علائم و برای رایانه رمزهای صفر و یک) هستند که حقایق را نشان می‌دهند و برای انسان از طریق حواس وی (بینایی، شنوایی، چشایی، بویایی، لامسه) و برای رایانه از طریق لوازم مخصوص (صفحه کلید، موس یا موشواره، میکروفون، دروبین، حسگرها و غیره) به دست می‌آیند.
در اغلب گزارش‌ها و یادداشت‌های سازمانی، داده‌ها به چشم می‌خورند. برای مثال، تاریخ و مقدار یک صورت‌حساب یا چک، جزئیات فهرست حقوق، تعداد وسایل نقلیه‌ای که از نقطه‌ی خاصی در کنار جاده گذشته‌اند نمونه‌هایی از داده‌ها هستند.
اصطلاح داده یک عبارت نسبی است یعنی اگر موجب درک و فهم لازم و کامل دراین مرحله شده است به‌عنوان آگاهی(دانش) یا اطلاعات (Information) از آن نام می‌برند و چنان‌چه موجب درک و فهم کامل نگردد به‌عنوان همان داده (Data) به شمار می‌آیند و چون هدف نهایی آگاهی و اطلاعات است باید از سوی دست‌اندرکاران (انسان یا رایانه) دستکاری یا پردازش (Process) شوند. منظور از دستکاری یا پردازش داده‌ها انجام عملیاتی از قبیل جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، مقایسه و غیره است.
داده‌ها امروزه از سوی انسان یا رایانه پردازش می‌شوند یعنی کارهایی روی آنها صورت می‌گیرد. در پردازش داده‌ها (داده‌پردازی) در رایانه ابتدا داده‌ها به رایانه وارد می‌شوند. این داده‌ها درابتدا ذخیره شده و روی آنها عملیاتی (جمع، تفریق، ضرب، تقسیم و...) صورت می‌گیرد. پس از این که این عملیات (پردازش) صورت گرفت معمولاً داده‌ها به یک رایانه یا برنامه‌ی دیگر یا دوباره به انسان‌ها منتقل می‌شود.
اطلاع
اطّلاعات را به صورت‌های گوناگون تعریف کرده‌اند، و بسته به این که در چه زمینه‌ای قرار داریم پرسش «اطلاعات چیست؟» پاسخ‌های مختلفی دریافت نموده است. از منظر فلسفه، اطّلاعات پدیده‌ایست چندشکلی(polymorphic) و مفهومی‌ست چندمعنایی(polysemantic)، و بنابراين می‌تواند به صورت‌های چندگانه تعریف و تبیین شود. انتخاب گونه‌ی تعریف به تراز تجرید (abstraction) انتخاب‌گردیده و نیز به مجموعه‌ی شرایط مورد نظر بستگی خواهد داشت.
اطّلاعات مجموعه‌ای از آگاهی‌هاست و مبنای اکتشاف و تولید دانش قرار می‌گیرد. واژه‌های داده‌ها و اطّلاعات ممکن است به جای هم به کار رود، ولی، از پردازش و پرورش داده‌های خام و پردازش‌نشده است که اطّلاعات به وجود می‌آید.
باید توجه داشت که اقدام صرف پردازش داده‌ها به تنهایی باعث تولید اطلاعات نمی‌شود. درحالت کلی، داده‌های پردازش‌شده(اطلاعات) با پیش‌زمینه ذهنی ارزشمند به شمار می‌آیند. به‌طور کلی، پردازش فرایندی است که در آن داده‌های ورودی(اطلاعات خام) طی یک سری عملیات منطقی یا محاسباتی به خروجی مطلوب(اطلاعات پرورش‌یافته) تبدیل می‌شوند.
دانش
تعریف‌های مختلفی می‌توان ذکر کرد:
- تعریف 1: تخصص و مهارت‌های کسب شده توسط یک شخص از طریق تجربه و آموزش؛ درک و فهم تئوری یا عملی یک موضوع. این تعریف نزدیک به یادگیری به معنای تغییر رفتار پس از کسب دانش و آگاهی است.
- تعریف 2: دانسته‌ها در یک موضوع خاص یا کلی؛ حقایق و اطلاعات.
- تعریف 3: آگاهی یا اطلاع کسب شده با تجربه یک واقعیت یا موقعیت.
در کل، مباحثات فلسفی در مورد دانش با این تعریف شروع می‌شود که دانش یا معرفت عبارت است از: باور صادق موجه (Justified true belief)، باور صادقی که از تبیین معقول یا به عبارتی توجیه برخوردار است.
نه بر سر یک تعریف خاص از دانش توافقی وجود دارد و نه چنین انتظاری وجود دارد، بحث و ارائه تئوری در این زمینه همچنان ادامه دارد.
فراگیری دانش مستلزم فرایندهای پیچیده‌ی شناختی است: دریافت یا احساس و ادراک، یادگیری، ارتباط، ترکیب و آمیزش، و استدلال. عبارت دانش همچنین به معنی فهم مطمئن یک موضوع و در صورت امکان استفاده از آن برای یک منظور خاص نیز به کار برده می‌شود. عبور و گذار از اطلاعات به دانش، محتاج اعمال تغییراتی از نوع آفرینش و خلق، ایجاد زندگی و منظورداری، و در کنار یکدیگر نهادن هدفدار قطعات پراکنده‌ی اطلاعات است.
دانش یا دانایی مؤثر
دانایی مؤثر برابر همان تعریف از دانش معادل یادگیری است. این شکل از دانش زیرمجموع‌ای از دانش و کل دانسته‌های شخص است. در دانایی مؤثر مطلبی كه فوق العاده مهم است قدرت به اجرا در آوردن و عمل كردن به دانش است. دانایی مؤثر با ترکیب سه مؤلفه‌ی (تفکر-تجربه-آموزش) به دست می‌آید و به همین ترتیب نیز منتقل می‌شود. این مفهوم در سرفصل جداگانه‌ای و با عنوان مدل قلعه عقل بیشتر بررسی می‌شود.
هوش سازمانی
هوش سازمانی (Business Intelligence) یا هوشمندی کسب‌وکار یعنی ارائه‌ی اطلاعات مناسب در زمان مناسب در قالبی مناسب به کاربر مناسب(مورد نظر) برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم‌گیری. هوش سازمانی ابزاری جهت تولید دانش در میان انبوهی از داده‌ها و اطلاعات می‌باشد.
از هوش سازمانی همچنین به‌عنوان مهارت‌ها، فنآوری‌ها، برنامه‌های کاربردی و کارهای در حال انجام درون یک سازمان برای کمک به آن سازمان برای درک بهتر اهدافش و بهبود عملکردش نیز یاد می‌شود.
سازمان هوشمند
سازمان هوشمند سازمانی است که بتواند اطلاعات مناسب را در زمان مناسب با کیفیت مطلوب و در قالب مناسب با امنیت قابل قبول برای پشتیبانی از فرآیند تصمیم‌گیری در اختیار افراد مناسب قرار دهد.
انباره‌سازی داده‌ها
انباره‌سازی داده‌ها فرآیندی است که طی آن داده‌های جدا از هم موجود در منابع متعدد داده‌ای در سازمان که با ابزار و فرمت‌های مختلف ذخیره‌سازی شده‌اند، به‌صورت یکپارچه و در یک قالب گرد هم جمع‌آوری می‌گردند.
گاهی اوقات از انباره‌سازی داده‌ها به تنهایی نیز به‌عنوان هوش سازمانی یاد می‌شود.
ارتباط مفاهیم
ما همه‌ی مفروضات، معلومات، داشته‌ها، دانسته‌ها، و سوابق و پیشینه‌ی فعالیت‌ها و عملکردها را به‌عنوان داده‌ها ثبت و نگهداری می‌کنیم؛ از پردازش و پرورش داده‌های خام و پردازش‌نشده، اطلاعات را به دست می‌آوریم و با در کنار یکدیگر نهادن هدفدار قطعات پراکنده‌ی اطلاعات و اعمال تغییراتی از نوع آفرینش و خلق، به دانش و آگاهی می‌رسیم؛ سرانجام سعی می‌کنیم با ارتقاء مراتب دانایی و گسترش دانایی مؤثرمان آن چه را که با دانش و آگاهی‌مان قادر به تشخیص درستی یا نادرستی‌شان هستیم مورد استفاده قرار دهیم و یا به اجرا در آوریم.
در بسیاری از مواقع، عبارات اطلاع و دانش معادل هم در نظر گرفته می‌شوند. تفاوت اصلی بین این دو در سطح تجرید منتسب به هر یک بر می‌گردد. داده در پایین‌ترین سطح تجرید، اطلاع در سطح بعدی، و در نهایت دانش در بالاترین سطح تجرید این سه مفهوم قرار دارد. به‌عنوان مثال، ارتفاع کوه اورست عموماً یک داده شناخته می‌شود، یک کتاب در مورد مشخصات جغرافیایی کوه اورست را می‌توان اطلاعات دانست، و گزارشی از اطلاعات عملی بهترین راه صعود به قله اورست را هم می‌توان دانش شناخت. برای تشخیص و تمیز داده از اطلاع، از علائم و نمادها استفاده می‌شود. داده همان نمادهاست و اطلاعات وقتی به وجود می‌آید که از علائم برای ارجاع به چیزی استفاده کنیم. به‌طور خلاصه، داده را داریم؛ آن را پردازش می‌کنیم، اطلاع به دست می‌آید. به مجموعه‌ای از اطلاعات منسجم و نظام‌مند در کنار یکدیگر، دانش گفته می‌شود. دانش مؤثر یا دانایی مؤثر یک زیرمجموعه از دانش به معنای یادگیری و تغییر رفتار است؛ یعنی بخشی از دانش که می‌توانیم آن را اجرایی و به آن عمل کنیم.
- مثال برای داده‌ها: شن، ماسه، ریگ، و خاک مخلوط با هم که از محل طبیعی آن برداشته شده، و با کامیون به ایستگاه شستشو و تفکیک حمل می‌شود.
- مثال برای اطلاعات: شن، ماسه، سیمان، تیرآهن، میل‌گرد (آرماتور)، لوله، رنگ، و گچ که به محل اجراء پروژه ساختمانی حمل گردیده و در محل‌های جدا جدا به طور موقت انبار و نگهداری می‌شود.
- مثال برای دانش: خانه، بیمارستان، و یا کودکستانی که با اهداف، جهت گیری‌ها، و منظورهای ویژه و آگاهانه‌ای ساخته شده و مهیای انجام و ارائه همان وظایف می‌شود.
- مثال برای دانش مؤثر: می‌دانیم ساختمان بیمارستان با کارکرد موردنظر چگونه باید باشد و به همان ترتیب هم ساختمان را می‌سازیم.
از لحاظ لغوی باید بین دانش و علم (Science) تفاوت قائل شد. از نظر رابطه منطقی می‌توان گفت که دانش (معادل Knowledge در فلسفه و شناخت‌شناسی حوزه‌ی زبان انگلیسی) مجموعه‌ی جامع‌تر و کلّی‌تری نسبت به علم (فقط معادل Science) بوده و علم می‌تواند به نحوی زیر مجموعه‌ی دانش به‌عنوان تمامی آگاهی‌های انسانی تلقی شود.
در حوزه‌ی زبان فارسی، دانش (Knowledge) یا علم (باز هم Knowledge) دربرگیرنده‌ی تمامی گونه‌ها و حوزه‌های شناخت و آگاهی در عام‌ترین معنای خویش است.در یک نگاه کلّی می‌توان گونه‌ها و حوزه‌های دانش بشری را به سه حوزه‌ی کلان تقسیم نمود: ۱- هنر، ۲- فلسفه، و ۳- علم.
عبارت مستندسازی شامل هر دو مفهوم رکورد و سند می‌باشد. رکوردها اطلاعات ثبت شده‌ایست که صرف نظر از رسانه و ویژگی‌ها، دریافت شده توسط یک سازمان یا ساخته‌شده توسط خودش برای عملکرد آن سازمان مفید و لازم هستند. رکوردها همچنین اطلاعات به دست آمده و قابل تولید مجدد است که برای هدایت امور کاری مورد نیاز است. اسناد از سوی دیگر، نشان‌دهنده رویه‌ها و روال‌ها، سیاست‌ها و مقررات یا دستورالعمل‌های نوشته شده یا ترسیم شده سازمان هستند. اسناد نشان‌دهنده‌ی برنامه‌های طرح‌ریزی‌شده‌ی سازمان و چگونگی اجرای آن به اضافه دستورالعمل‌های به کارمندان سازمان جهت اجرای وظایفشان است.
بر خلاف رکوردها، اسناد یک چیز قبل از خود آن چیز وجود دارند؛ اسناد ارائه‌کننده‌ی خطوط راهنما، توصیفات و دستورالعمل‌های چگونگی عملکرد می‌باشند. رکوردها محتوای اطلاعات در مورد یک فعالیت هستند و بنابراین تا زمانی که خود آن فعالیت اجرا نشود وجود ندارند. اسناد شامل دستورالعمل‌های کیفیت، مشخصات و ویژگی‌های مواد خام اولیه و رویه‌هایی در مورد موضوعاتی همچون بازرسی داخلی کیفیت، بازاریابی و فروش، کنترل کیفیت، مدیریت ضایعات خطرناک، کنترل اسناد و غیره هستند (Quality America Inc, 2013).
نمادهای مستندسازی
 |
این شکلک یا آیکون نشان‌دهنده‌ی آرشیو، اسناد و مستندسازی با تأکید بر مستندسازی نرم‌افزارها است. |
 |
این لوگو نشان‌دهنده‌ی آرشیو، تجمیع اسناد، واسط کاربردی باز، استفاده عمومی، معماری ماژولار، قابلیت توسعه‌پذیری و مدیریت هویت و دسترسی است.
|
مراجع
برای اطلاعات بیشتر عنوان هر مرجع یا عبارت را کلیک یا لمس کنید:
منابع
[1] Perelman, Leslie C. What is a document? 28 February 2001. Writing 6.111 Papers. 30 May 2024. <https://web.mit.edu/practicum/www/6.111/slides/6.033pres1.htm>.
[2] Quality America Inc. Importance and Utility of Quality Documentation. 2013. 30 May 2024. <https://qualityamerica.com/LSS-Knowledge-Center/qualitymanagement/importance_and_utility_of_quality_documentation.php>.
[3] Wiki-Modular. Modular design (in Farsi). 20 April 2024. 30 May 2024. <https://en.wikipedia.org/wiki/Modular_design>.