نظام مدیریت دانش: مستندسازی

مستندسازی

تعریف: به روال ثبت دانسته‌ها با استفاده از هر ابزار قابل مبادله (مثل متن، ویدئو، صدا، تصویر و یا ترکیب آنها) مستندسازی گفته می‌شود. به‌عنوان مثال، از مستندسازی یک سیستم نرم‌افزاری برای توصیف ساختار و اجزاء آن سیستم یا برنامه، عملکرد آن و چگونگی استفاده از آن استفاده می‌شود. مستندسازی در شکل سنتی آن همان مكتوب كردن یافته‌ها و دانسته‌ها به روش استاندارد است.

مستندسازی زیربنای مدیریت دانش

مستندسازی یعنی بیان واضح و مطمئن ایده‌ها و رویه‌ها؛ مستندات باید جامع و مانع و دقیق و بروز باشند. داده‌های درهم‌برهم یا نامنظم و سازماندهی‌نشده، و عدم دقت می‌تواند هر چیزی را نابود کند. به‌عنوان مثال، سردرگمی در واحدهای اندازه‌گیری باعث نابودی مریخ‌نورد شد:

  • مهندسین بخش آزمایشگاه نیروی محرکه جت ناسا فکر می‌کردند در محاسبات رانش فضاپیام با واحدهای متریک – یا نیوتن بر ثانیه – سروکار دارند
  • تیم شرکت لاکهید مارتین که ساخت سیستم را به عهده داشتند اندازه‌گیری‌ها را بر حسب واحد انگلیسی پوند بر ثانیه برنامه‌ریزی کردند
  • تفاوت محاسبات باعث انحراف 60 مایلی فضاپیما و از دست رفتن ارتباط با آن شد (Perelman, 2001).

جمع‌آوری سازمان‌یافته و مستندسازی داده‌ها و دانسته‌ها، پبش‌نیاز هر اقدام اصلاحی و نوآوری در هر زمینه می‌باشد و هدف آن، تولید اطلاعات و در نهایت تکمیل چرخه‌های دانش به منظور پرورش افراد و کارکنان خبره و کارایی بیش‌تر در فرایند حل مسئله، زمینه‌سازی خلق ایده‌های جدید و افزایش کارایی و کیفیت محصولات و سرویس‌ها و افزایش توانایی رقابتی سازمان در طی زمان است.

تعریف خلاصه مفاهیم کاربردی در مستندسازی

  • داده: همه‌ی مفروضات، معلومات، داشته‌ها، دانسته‌ها، و پیشینه‌ی فعالیت‌ها و عملکردها را به‌عنوان داده‌ها شناخته و ثبت و نگهداری می‌کنیم
  • اطلاع: از پردازش و پرورش داده‌های خام و پردازش نشده، اطلاعات را به دست می‌آوریم
  • دانش: مجموعه‌ای از اطلاعات در مورد یک موضوع است
  • دانایی مؤثر: بخشی از دانش یا دانایی که قادر به کاریست یا استفاده از آن در عمل هستیم.
  • رکورد: مجموعه‌ای از داده‌ها، اطلاعات و دانش در مورد یک موضوع مشخص کنار هم؛ مثلاً رکورد یک دانش‌آموز می‌تواند مجموعه داده‌ها درباره (نام، نام خانوادگی، تاریخ تولد، و...) باشد
  • سند یا مدرک: فرآورده یا محصولی است که به صورت ماژولار و برای مقاصد خاص، برای مخاطبین خاص و برای کاربردهای خاص طراحی و ایجاد شده است (Perelman, 2001). طراحی ماژولار یا پودمانی سند یعنی تقسیم سند به قطعات و بخش‌های مشخصی (مثل مقدمه، طرح مسأله، تصویرها و...) که می‌توانند به‌صورت مستقل از یکدیگر تکمیل شوند. محتوای هر بخش سند بسته به مخاطب و کاربرد آن متفاوت است.

منابع و مراجع

[1]    Perelman, Leslie C. What is a document? 28 February 2001. Writing 6.111 Papers. 30 May 2024. <https://web.mit.edu/practicum/www/6.111/slides/6.033pres1.htm>.

فهرست مطالب: مستندسازی

برای ادامه‌ی مطالعه، عنوان مطلب مورد نظر از فهرست زیر را کلیک/لمس کنید؛ موقعیت کنونی با رنگ طلایی مشخص شده است:

طبقه‌بندی محتوا و فهرست برچسب‌های صفحه

برای نمایش یک فهرست جامع از صفحه‌ها و بخش‌هایی که بر اساس هر یک از برچسب‌های زیر طبقه‌بندی شده‌اند، بر روی عنوان آن برچسب کلیک کنید؛ یا برای کمک به بهبود طبقه‌بندی محتوا با ورود به سایت برچسبی برای این صفحه اضافه کنید.

  • بازگشت به بالا
DNN