مستندسازی
تعریف: به روال ثبت دانسته‌ها با استفاده از هر ابزار قابل مبادله (مثل متن، ویدئو، صدا، تصویر و یا ترکیب آنها) مستندسازی گفته می‌شود. به‌عنوان مثال، از مستندسازی یک سیستم نرم‌افزاری برای توصیف ساختار و اجزاء آن سیستم یا برنامه، عملکرد آن و چگونگی استفاده از آن استفاده می‌شود. مستندسازی در شکل سنتی آن همان مكتوب كردن یافته‌ها و دانسته‌ها به روش استاندارد است.
مستندسازی زیربنای مدیریت دانش
مستندسازی یعنی بیان واضح و مطمئن ایده‌ها و رویه‌ها؛ مستندات باید جامع و مانع و دقیق و بروز باشند. داده‌های درهم‌برهم یا نامنظم و سازماندهی‌نشده، و عدم دقت می‌تواند هر چیزی را نابود کند. به‌عنوان مثال، سردرگمی در واحدهای اندازه‌گیری باعث نابودی مریخ‌نورد شد:
- مهندسین بخش آزمایشگاه نیروی محرکه جت ناسا فکر می‌کردند در محاسبات رانش فضاپیام با واحدهای متریک – یا نیوتن بر ثانیه – سروکار دارند
- تیم شرکت لاکهید مارتین که ساخت سیستم را به عهده داشتند اندازه‌گیری‌ها را بر حسب واحد انگلیسی پوند بر ثانیه برنامه‌ریزی کردند
- تفاوت محاسبات باعث انحراف 60 مایلی فضاپیما و از دست رفتن ارتباط با آن شد (Perelman, 2001).
جمع‌آوری سازمان‌یافته و مستندسازی داده‌ها و دانسته‌ها، پبش‌نیاز هر اقدام اصلاحی و نوآوری در هر زمینه می‌باشد و هدف آن، تولید اطلاعات و در نهایت تکمیل چرخه‌های دانش به منظور پرورش افراد و کارکنان خبره و کارایی بیش‌تر در فرایند حل مسئله، زمینه‌سازی خلق ایده‌های جدید و افزایش کارایی و کیفیت محصولات و سرویس‌ها و افزایش توانایی رقابتی سازمان در طی زمان است.
تعریف خلاصه مفاهیم کاربردی در مستندسازی
- داده: همه‌ی مفروضات، معلومات، داشته‌ها، دانسته‌ها، و پیشینه‌ی فعالیت‌ها و عملکردها را به‌عنوان داده‌ها شناخته و ثبت و نگهداری می‌کنیم
- اطلاع: از پردازش و پرورش داده‌های خام و پردازش نشده، اطلاعات را به دست می‌آوریم
- دانش: مجموعه‌ای از اطلاعات در مورد یک موضوع است
- دانایی مؤثر: بخشی از دانش یا دانایی که قادر به کاریست یا استفاده از آن در عمل هستیم.
- رکورد: مجموعه‌ای از داده‌ها، اطلاعات و دانش در مورد یک موضوع مشخص کنار هم؛ مثلاً رکورد یک دانش‌آموز می‌تواند مجموعه داده‌ها درباره (نام، نام خانوادگی، تاریخ تولد، و...) باشد
- سند یا مدرک: فرآورده یا محصولی است که به صورت ماژولار و برای مقاصد خاص، برای مخاطبین خاص و برای کاربردهای خاص طراحی و ایجاد شده است (Perelman, 2001). طراحی ماژولار یا پودمانی سند یعنی تقسیم سند به قطعات و بخش‌های مشخصی (مثل مقدمه، طرح مسأله، تصویرها و...) که می‌توانند به‌صورت مستقل از یکدیگر تکمیل شوند. محتوای هر بخش سند بسته به مخاطب و کاربرد آن متفاوت است.
منابع و مراجع
[1] Perelman, Leslie C. What is a document? 28 February 2001. Writing 6.111 Papers. 30 May 2024. <https://web.mit.edu/practicum/www/6.111/slides/6.033pres1.htm>.