سازوکار انتخاب مدیران: تثبیت مدیریت‌ها، پویایی مدیران
چالش‌های مدیریتی امروز عبارتند از:
- چابکی: چگونه به اندازه کافی سریع تغییر کنیم تا در یک دنیای آشفته برقرار بمانیم؟
- نوآوری: چگونه به اندازه کافی جسورانه نوآوری کنیم تا از رقبای خود جلوتر بمانیم؟
- مشارکت: سازمان خود را چگونه خلق کنیم که در آن افراد قادر و مایل به انجام کار خود در بهترین حالت باشند؟
تصویر: سطوح درگیری و مشارکت کارکنان در سازمان‌ها در کشورهای مختلف
نتیجه‌گیری: در بررسی روند سازماندهی کسب‌وکارها سه دوره یا موج تغییرات قابل مشاهده است: عصر صنعتی، عصر دانش، عصر پسادانش. در هر یک از این امواج، منابع اساسی مزیت رقابتی در حال تغییر بودند: از کار و سرمایه به دانش و اطلاعات و سرانجام به عمل و احساس و عاطفه. با توجه به ویژگی‌های هر دوره، ویژگی‌ها و اجرای نقش‌های متفاوتی از مدیران مورد انتظار است.
تصویر: دگرگونی نقش‌های مدیریت در تغییر امواج سازماندهی کسب‌وکارها
نقش مدیر در هر دوره عبارت است از:
- در دوره صنعتی: کنترل و نظارت بر اتفاقات، کنترل رفتار افراد
- در دوره دانش: هدایت اطلاعات از طریق سلسله مراتب سازمانی، تخصص دانشی در موضوع کاری
- در دوره پسادانش: اتخاذ اقدامات قاطع، توسعه باورهای احساسی و عاطفی. در بخش اول، مدیر باید مطمئن شود که افراد در انجام کارها، اجرا و پیگیری واقعاً در بهترین حالت به تعهدات خود عمل می‌کنند؛ برخی مواقع باید بالای سر کار بایستد و از دست به کار شدن و گرد و خاک گرفتن ابایی نداشته باشد. بخش دوم کاملاً متفاوت و عبارت است از همدلی و ایجاد یک رابطه عاطفی با همکاران، کارکنان و مشتریان؛ گردهم‌آوری احساسات موجود که محصول یا خدمات یا سازمان شما را خاص می‌کند، و اگر در رأس سازمان هستید این کار یک پیام قدرتمند در مورد راهی است که سازمان باید در آینده طی کند . (Birkinshaw, 2018) در نتیجه مدیران سازمان‌های آینده باید افرادی باشند که توانایی و اراده‌ی اقدام و اجرایی‌سازی برنامه‌ها را داشته باشند و نیز در قلب و دل ذی‌نفعان (حکمرانان، کارکنان، سهام‌داران، مشتریان و...) مورد پذیرش باشند.
ویژگی‌های یک مدیر خوب
بر اساس طرح اکسیژن گوگل، یک مدیر خوب باید (Google’s Project Oxygen, March 12th 2011 p. cited by: Birkinshaw 2018):
- مرشد(مربی و راهنمای) خوبی باشد
- تیم‌ها را توانمند کند و از مدیریت خرد پرهیز کند
- ابراز علاقه و همّت خود برای موفقیت اعضای تیم و سعادت آنها را نشان دهد
- رشید و بالغ باشد: ثمربخش و نتیجه‌گرا باشد
- یک ارتباط‌دهنده خوب باشد و به تیم خود گوش دهد
- به کارکنان خود در توسعه مسیر شغلی‌شان کمک کند
- چشم‌انداز و راهبرد روشنی برای تیم داشته باشد
- مهارت‌های فنی کلیدی داشته باشد تا بتوانید به تیم مشاوره دهد.
وضعیت موجود مدیریت‌ها در نظام اداری
وضعیت موجود با ساختارهای سازمانی قدیمی عبارت است از: وجود بدترین ساختارهای سازمانی مدیریت و رهبری با گرایش به شیوه‌های پیشتازانه و آمرانه‌ی رهبری در بخش دولتی (ابراهیمی, ۱۳۸۵). ساختار سازمانی باید شیوه‌های درست مدیریت و رهبری را فراهم کند و مانع گرایش به شیوه‌هایی شود که عموماً اجتناب از آنها توصیه می‌شود.
بسیاری از مدیران ادارات دولتی به واسطه پارتی، سفارش از بيرون، رابطه‌بازی و یا چاپلوسی بدون طی سلسله مراتب سازمانی و کسب تجربه و دانش مؤثر انتخاب و انتصاب شده‌اند و با تشکیل شبکههای ارتباطی علیرغم عدم کارایی در طول چندین سال مدیریت به واسطه باندبازی حتی با تغییر دولتها در مسند امور باقی میمانند. بخش زیادی از زمان کارکنان صرف تبادل شایعات و حقایق در مورد فساد و روابط پشت پرده چنین مدیرانی می‌شود. میتوان گفت نظر جمعی کارمندان یک اداره فارغ از باندبازی و حفظ میز و مقام است(مثل رأی جمعی مردم در انتخاب رئیس‌جمهور که برای کل جامعه‌ی انتخابگر یک انتخاب درست است) و از آن جایی که این افراد به‌صورت تخصصی کار می‌کنند کیفیت کار برای آنها مهمتر است تا مسائل حاشیهای. همچنین یکی از دلایل مهم عدم مشارکت فعال کارمندان و پایینآمدن کارایی ایشان وجود حس عدم تأثیرگذاری آنان بر تصمیمات اداره و سازمانی است که فکر می‌کنند مدیر آن بیشتر بر اساس معیارهای غیر کاری انتخاب شده است. دلیل فعالیت کم و بیانگیزگی همه‌ی این افراد این است که فکر می‌کنند در محیط فعلی ادارات نمیتوانند کاری برای تغییر این شرایط انجام دهند؛ چطور ممکن است فکر کرد فردی یا مجموعهای در برگیرنده‌ی این فرد فاسد است و یا شایستگی لازم را ندارد بعد با او همکاری هم کرد؟
پستها و مدیریت‌ها همه وسایل و ابزاری برای رسیدن به اهداف هستند نه وسیلهای برای درآمدزایی بیشتر و استفاده از فرصتهای بهتر؛ چطور میتوان تصور کرد مدیرانی را که ده تا بیست سال و بیشتر در پست مدیریتی بودهاند، نه در گذشته اقدام و برنامه در خور توجهی ارائه کردهاند، نه در حال اجرای برنامه از پیش طراحی شدهای هستند و نه برنامه‌ی مشخصی برای آینده دارند هم‌چنان در پست خود باقی بمانند تا صرفاً بر اساس مرور زمان و افزایش سابقه کاری، ارتقاءهای ویژه و فراتر از معمول کارکنان هم بگیرند؟ این در حالی است که بالاترین مدیر اجرایی کشور یعنی رئیس‌جمهور با ارائهی برنامه‌ی کاری فقط برای یک دوره‌ی چهار ساله آن هم با گذر از یک فرایند سخت و رقابتی ملی انتخاب می‌شود و تنها در صورت رضایت‌بخش بودن عملکردش یک دوره دیگر باز هم طی همین فرایند انتخاب می‌شود.
به‌عنوان یک نکته، می‌دانیم که اگر سلامتی و بهداشت جامعه از وضعیت مناسبی برخوردار نیست، پزشکان و دست‌اندرکاران بهداشت و سلامتی جامعه مقصر هستند؛ اگر اطلاعات عمومی جامعه ناقص است، اشکال در متصدیان اطلاع‌رسانی از جمله روزنامهها، رادیو و تلویزیون، وزارتخانههای آموزشی است؛ اگر از کامپیوتر و فناوری اطلاعات به درستی استفاده نمیشود مشکل به بخش‌های انفورماتیک و مهندسین کامپیوتر مربوط می‌شود؛ و اگر در هر کدام از این بخشها اشکالات حل نشدهای وجود دارد و به‌طور کلی نظام اداری و مدیریتی ایران در وضعیت غیر قابل قبولی قرار دارد، پس مربوط به مدیران و مدیریت ایشان میباشد.
بخشي از این وضعیت و نمای عمومی چگونگی انتصابات مدیریتی فعلی را میتوان با این مثال زشت تصور کرد: کامیون پر از گاوی که در جاده در حرکت است، تا زمانی که این کامیون با سرعت یکنواخت در جاده‌ی هموار حرکت می‌کند هیچ اتفاقی نمیافتد، اما هر از چند گاهی که این کامیون ترمز می‌کند و یا سرعت آن کم و زیاد شود ناگهان شور و هیجانی در محموله‌ی آن بر پا می‌شود: گاوی که ته ماشین است با یک حرکت به جلوی ماشین منتقل می‌شود، دیگری از جلوی ماشین به عقبتر رانده می‌شود، تعداد زیادی هم به همدیگر شاخ و تنه میزنند؛ تنها چیزی که بدون تغییر باقی میماند تعداد آنها و جمع ایشان است، فقط چند جابجایی اتفاق میافتد! باشد که این کامیون به ایستگاه آخر برسد.
برآورد خسارت اقتصادی ناكارآمدی اداری
از نظر رئیس کمیته اقتصادی کمیسیون برنامه و بودجه مجلس با ۴۰ درصد هدرروی و اتلاف سرمایه [با آمار و ارقام سال ۱۳۸۶] در بودجه ۲۴ هزار میلیارد ریالی عمرانی کشور شاهد خسارت پنهان و بسیار هنگفت ۱۰ هزار میلیارد تومانی و نیز افزایش نرخ بهره به علت خلاء مدیریتی و عدم اجرایی‌شدن بودجه‌ریزی عملیاتی هستیم. از نظر این نماینده مجلس، اگر بودجه سال ۱۳۸۶ بر مبنای بودجه‌ریزی عملیات تنظیم می‌شد حاصلش صرفه‌جویی ۴ هزار میلیارد تومانی بود؛ و از آنجا که بنا به تجربه علم اقتصاد، تزریق هر ۱۰۰۰ میلیارد تومان به بازار حداقل ۲ درصد تورم را افزایش می‌دهد، در نتیجه ممانعت از ورود ۴ هزار میلیارد تومان هم به معنای کاهش حداقل ۸ درصدی تورم در کشور است. همچنین در حالی که جمع کل اختلاس‌های پس از پیروزی انقلاب به ۱۰ هزار میلیارد تومان نمی‌رسد، به علت عدم کارایی مدیریتی سالانه ده هزار میلیارد تومان از بودجه کشور اتلاف می‌شود و هدر می‌رود. بنابراین بهبود مدیریت در سیستم اداری کشور، با توجه به اختیار ۸۰ درصدی اقتصاد کشور در دست دولت، ضروری است. مادامی که مدیریت بخش‌های دولتی و خصوصی ما مجهز به تفکر استراتژیک، مهارت‌های ادراکی و تفکر سیستمی نشود و نگاه آنها بلندمدت نباشد نمی‌توانیم امیدی به رفع نقایص موجود داشته باشیم (آذر, 1386).
پی نوشت: برای ایجاد یک میلیون شغل مورد نیاز سالیانه به ازاء بیست میلیون تومان برای ایجاد هر شغل، برابر آمار زمان خودش، کل بودجه مورد نیاز برابر ۲۰ هزار میلیارد تومان است؛ به عبارتی خسارت ناکارآمدی و سوء مدیریت‌ها در کشور معادل نصف (۵۰ درصد) هزینه مورد نیاز برای ایجاد یک میلیون شغل است!
سازوکار پیشنهادی انتخاب مدیران
هدف از اصلاح ساختار اداری، ایجاد نظام هماهنگ و ساده اداری است به طوری که با رفع انحصار از سیستم مدیریتی و پاسخگوکردن سیستم‌ها و سازمان‌های اداری موجب افزایش سطح مشارکت عمومی و استفاده از ظرفیت‌ها و توانایی تمامی نیروها باشد. استقلال این نظام از تغییرات و گرایش‌های سیاسی باعث تثبیت مدیریت‌ها (نه افراد و مدیران) و حرکت برنامه‌ریزی شده‌ی آنها در راستای نیل به اهداف تعیین شده خواهد بود.
در این ساختار، مدیر باید فردی باشد که در بالاترین سلسله مراتب ساختار نقش‌ها قرار گرفته باشند و از تجربه کافی در انجام کارها برخوردار باشد؛ بعلاوه هر مدیر بالاسری باید مورد پذیرش قلبی و عاطفی زیردستان باشد. همچنین مدیریت‌ها بر اساس اهداف مشخص و مسئولیت‌های معین تا زمان انجام هر طرح در اختیار افراد قرار گیرد.
پیشنهاد می‌شود همانند انتخاب رئیس‌جمهور، انتخاب مدیران نیز با تصمیم و رأی کارکنان انجام شود تا نظام مدیریتی کشور از یک رویه همگون و همآهنگ و نه پراکنده برخوردار باشد. به این ترتیب ضمن رفع انحصار از سیستم مدیریتی و افزایش سطح مشارکت کلیه افراد، هم مدیران و هم انتخابگران ایشان در قبال انتخاب و عملکردهای خود پاسخگو و رو به بهبود خواهند بود. همچنین با بسیاری از مفاسدی که در بررسی وضعیت نظام اداری ذکر شد مبارزه خواهد شد و زمینه این مفاسد برچیده می‌شود. ضمن این که سرعت انجام این روش نیز بسیار بیشتر از روشهای فعلی است چرا که میتوان آن را به یکباره در سراسر کشور، با کمترین هزینه و بدون توجه به گرایش‌های سیاسی اجرا کرد که خود به نوعی باعث تثبیت و نظم بخشیدن به مدیریت‌ها میگردد.
منابع و مراجع
[1] Birkinshaw, Julian. 2018. Managing the Company of the Future. coursera.org. [Online] April 10, 2018. https://www.coursera.org/learn/company-future-management/.
[2] ابراهیمی, بهمن. ۱۳۸۵. (اصول رهبری سازمانی) هوش هیجانی در مدیریت و رهبری سازمانی. Primal Leadership (Emotional Intelligence - EI) - Harvard Business School Press. تهران : انتشارات سازمان مدیریت صنعتی, ۱۳۸۵. چاپ اول.
[3] آذر, عادل. ۱۳۸۶. عادل آذر: 10 هزار میلیارد تومان خسارت ناكارآمدي اداری. سایت خبری تابناک. [درون خطي] ۱۸ اسفند ۱۳۸۶. [اتخاذ: ۲۵ خرداد ۱۴۰۳.] https://www.tabnak.ir/fa/news/7575/.