نظام اداری هوشمند
در بررسی روند سازماندهی کسب‌وکارها سه دوره یا موج تغییرات قابل مشاهده است: عصر صنعتی، عصر دانش، عصر پسادانش.
در هر یک از این امواج، منابع اساسی مزیت رقابتی در حال تغییر بوده‌اند: از کار و سرمایه به دانش و اطلاعات و سرانجام به عمل و احساس و عاطفه.
تصویر: دگرگونی مزیت رقابتی در تغییر امواج سازماندهی کسب‌وکارها
در هر دوره‌ای آن چیزی مزیت رقابتی محسوب می‌شود که کمیاب است، و سازمانی برتر است که از از این عنصر کمیاب موجودی بیشتری در اختیار داشته باشد. در دنیایی که دیگر اطلاعات کمیاب نیست، چه اتفاقی می‌افتد؟ وقتی اطلاعات فراوان باشد، منبع کمیاب عبارت از توانایی و ظرفیت خود ما در میزان استفاده‌ای است که می‌توانیم از این اطلاعات برای انجام کار خود داشته باشیم. در هر نوع فرآیندی برای تصمیم‌گیری، یک دوره جمع‌آوری داده‌ها و سپس یک دوره تفسیر آن داده‌ها و تصمیم‌گیری وجود دارد. اگر جمع‌آوری داده‌ها بسیار آسان و تقریباً سرگرم‌کننده باشد، این خطر وجود دارد که تمام وقت خود را صرف جمع‌آوری داده‌ها کنیم و در واقع کاری با آن انجام ندهیم. مفهوم فلج از طریق تجزیه و تحلیل (paralysis by analysis) که همه شنیده‌ایم، به همین وضعیت اشاره دارد؛ در این حالت ما به نوعی در این دام گرفتار می شویم که همواره مشغول تلاش برای جمع‌آوری اطلاعات بیشتر بمانیم. بنابراین در دنیایی که اطلاعات فوران کند، منابع کمیاب و عامل تعیین‌کننده مزیت رقابتی، توجه انسان است؛ ظرفیت ما برای توجه به آن اطلاعات و اقدام بر اساس آن اطلاعات (Birkinshaw, 2018). در نتیجه بنای سازمان‌های آینده باید با محوریت اقدام و عمل بعلاوه تعلق خاطر یا حس سازمانی مشترک باشد. در اینجا سازمان پسادانشی و سازمان هوشمند معادل هم تعریف می‌شوند؛ در حقیقت دانش‌محور بودن نظام اداری پیش‌نیاز و زمینه‌ساز هوشمندی آن است.
سیاست‌های کلی نظام اداری ایران
سیاست‌های کلی نظام اداری جمهوری اسلامی ایران که با مشورت مجمع تشخیص مصلحت نظام تعیین شده و توسط مقام معظم رهبری حضرت آیت‌الله خامنه‌ای در تاریخ ۱۳۸۹/۰۱/۱۴ ابلاغ شده است؛ کلیه مخاطبان این سیاست‌ها را موظف نموده زمان‌بندی مشخص برای عملیاتی‌شدن آن را تهیه و پیشرفت آن را در فواصل زمانی معین گزارش نمایند (مجمع تشخیص مصلحت نظام - سیاست‌های نظام اداری, ۱۳۸۹). این سیاست‌ها شامل ویژگی‌هایی از سازمان‌های آینده هستند، از جمله بر مفاهیم: فرهنگ سازمانی، ارزش منابع انسانی، گزینش مدیران، چابکی، نوآوری، مشارکت و... تأکید شده است.
تصویر: بند ۱۶ سیاست‌های کلی نظام اداری کل کشور، تأکید بر دانش‌بنیان کردن نظام اداری
وضعیت موجود نظام اداری ایران
در وضعیت کنونی، سه حلقه: مدیریت‌ها، ساختارها، و کارکنان در ارتباط متقابل با هم و به شکل مقابل باعث ظهور پدیده «انفجار نادانی» شده‌اند. در رابطه با تأثیر ساختارها بر رفتارها و عملکردها این طور می‌توان گفت: گوناگونی مواد در طبیعت ناشی از نحوه پیوند عناصر است و حاصل آن موادی مثل آب و اکسیژن، یا بمب و مخدر. پیوند حروف و تشکیل زبان و کلمات با یک ترتیب گلستان و بوستان را بدست می‌دهد و با ترتیب دیگری یک متن آشفته. سازمان و جامعه نیز از پیوند انسان‌ها بوجود می‌آید. انسان‌ها همانند عناصر طبیعت برای جامعه‌اند که از پیوند و در کنار هم قرار گرفتن آنها به نحوه درست و صحیح و در ساختاری مناسب، سازمانی درست و جامعه‌ای درست به وجود می‌آید. ساختارها رفتارها را می‌سازند؛ خوبی و شایستگی فردی به تنهایی کافی نیست، افراد باید در ساختار اجتماعی درست هم قرار گیرند تا بتوانند رفتارهای درست و صواب از خود بروز دهند. منشاء گرفتاری‌ها و مشکلات جمعی و حتی فردی ما از ساختارهای جمعی اداری، اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی است و تمرکز باید بر اصلاح این ساختارها و نحوه پیوندمان باشد و گرنه با تربیت افراد سالم از لحاظ روح و جسم هرگز نه تنها سازمان یا جامعه ایده‌آل نخواهیم ساخت بلکه انسان‌های خوب را هم در ساختارهای ناسالم تخریب خواهیم کرد(مثال از فضای مجازی).
قُلْ كُلٌّ يَعْمَلُ عَلَى شَاكِلَتِهِ (أسراء 84 ترجمه فولادوند) بگو هر كس بر حسب ساختار [روانى و بدنى] خود عمل مىكند. سازمان‌ها افرادی سرشار از صداقت، هوش و انرژی استخدام می‌کنند اما با از بین رفتن مشخصه‌ی اول در ساختارهای نادرست، افراد و سازمان‌ها را با دو ویژگی بعدی به مراتب فساد و نابودی می‌کشانند! نظام اداری ایران مربوط به عصر صنعتی و پیش از آن است، در حالی که نیروهای انسانی آن مربوط به عصر دانش و پس از آن هستند. این فاصله‌ی بزرگ باعث ناکارآمدی و کاهش بهره‌وری سازمانی، استهلاک و نارضایتی منابع انسانی، تلنبارشدن مشکلات، و گسترش و نهادینه‌سازی انواع فسادها می‌شود.
راهکار ایجاد سازمان‌های دانش‌محور
اركان اساسی مدیریت دانش عبارتند از: فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی و فنآوری اطلاعات.
با توجه به ارکان مدیریت دانش، مدل زیر برای دانش‌محورسازی سازمان‌های موجود و نیز ایجاد سازمان‌های دانش‌محور پیشنهاد می‌گردد؛ نتایج کاربست مدل نیز در زیر عنوان هر مؤلفه‌ی آن مشخص شده است.
تصویر: مدل دانش‌محورسازی سازمان‌های موجود و ایجاد سازمان‌های دانش‌محور
برای مطالعه جزئیات بیشتر روی عنوان هر یک مؤلفه‌های زیر (در فهرست پایین صفحه) کلیک کنید:
- فرهنگ تبادل دانش: نظام مدیریت دانش با محوریت مستندسازی، تفکر (تبادل دانش، قدرت است) را جایگزین (
دانش، قدرت است) می‌کند
- ساختار سازمانی پویا: تأمین دو خصوصیت همزمان رشد شخصی کارکنان و ثبات سلسه مراتب اداری یا پویایی/پایداری کارکنان و سازمان
- تحول دیجیتال: با سرمایه انسانی فناوری اطلاعات امکان ایجاد تحول دیجیتال در سازمان‌ها و اجزای آنها وجود دارد.
منابع و مراجع
[1] Birkinshaw, Julian. Managing the Company of the Future. 10 April 2018. <https://www.coursera.org/learn/company-future-management/>.
[2] مجمع تشخیص مصلحت نظام - سیاست‌های نظام اداری. سیاست‌های کلی نظام اداری ابلاغی از سوی مقام معظم رهبری. 14 فروردین 1389. 9 خرداد 1403. <https://maslahat.ir/0001Lb> و <https://maslahat.ir/fa/news/5183/>