وضعیت مستندسازی در ایران
تجربه نشان داده است كه مستندسازی خوب برای اداره هر سیستم نرم‌افزاری بسیار لازم و ضروری است، اما كیفیت مستندات در بیشتر سیستم‌ها بسیار ضعیف و ناكارآمد است. با توجه به توصیه‌های مكرر افراد مطلع در این رشته، باز هم مستندسازی توسط برخی از تحلیل‌گران، برنامه‌نویسان و مدیران نادیده گرفته می‌شود. شاید بتوان گفت علل عدیده‌ای از جمله: فشار كار برروی تولیدكنندگان نرم‌افزار، زمان كم و یا هزینه‌های زیادی كه مستندسازی در بر دارد باعث شده است كه مدیران در این زمینه سهل‌انگار گردند.
دلایل عمده عدم توجه به مستندسازی در ایران عبارتند از:
- فقدان استاندارد مناسب برای مستندسازی سیستم‌های اطلاعاتی در ایران
- هزینه سنگین مستندسازی
- زمان مورد نیاز برای مستندسازی و
- فشار كاربران برروی تولیدكنندگان نرم‌افزار برای تحویل نرم‌افزار (به علت عدم شناخت كاربران از مراحل تولید نرم‌افزار).
- كاربران و درخواست‌كنندگان سیستم‌های نرم‌افزاری، نرم‌افزار را به‌عنوان یك كالای لوكس می‌شناسند كه باید از آن استفاده كرد ولی هزینه چندانی برای آن پرداخت ننمود (بهشتی, و غيره, 1386).
چرایی عدم مستندسازی
علت اصلی عدم مستندسازی و رواج این فرهنگ غلط، عملکرد مدیران و عدم توجه ایشان به این موضوع در طی زمان طولانی و همچنین نوع ساختار سازمانی است که علاوه بر ایجاد مشکلات فراوان {اشکالات نظام اداری}، نه تنها عامل انگیزه‌سازی در این زمینه محسوب نمی‌شود بلکه باید آن را یک انگیزه خفه‌کن قوی به حساب آورد.
از مهم‌ترین علل عدم مستندسازی می‌توان موارد زیر را برشمرد:
- عدم درک اهمیت مستندسازی توسط مدیران و بی‌ارزش تلقی کردن آن
- عدم تهیه مستندات كافی از طرف سازمان‌ها و افراد به جهت وابسته شدن كاربران و مراجعین به آنها
- ترس از دست دادن موقعیت و جایگاه در سازمان‌ها به دلیل وجود هنجارهای فرهنگی منفی ناشی از ساختارهای فعلی
- عدم در اختیار داشتن فرصت و زمان کافی به دلیل حجم زیاد کارهای روزمره مرتبط با کارهای جاری
یکی دیگر از مهم‌ترین علل غفلت در مستندسازی، ساختار و عملکرد سازمانی می‌باشد که به مرور و طی فرایندهای رایج تبدیل به یک فرهنگ غلط سازمانی شده است:
- عدم تطابق ساختار سازمانی و رویه‌ی مدیریت منابع انسانی با شیوه شکل‌گیری دانش
- اهداف نامشخص اداری؛ در وضعیت فعلی، افراد حتی از شرح وظایف و مسئولیت‌های خودشان نیز بی‌اطلاع هستند.
- اثرات منفی و متقابل ساختار و مدیران مثل رابطه‌ی مرغ و تخم مرغ است
- نبود نظام ترفیع، شایسته‌سالاری و شفافیت
- سازمان مسموم: وجود مدیرانی که برای به انجام رساندن امور متوسل به تهدید و زور می‌شوند
- یأس و ناامیدی کارمندان از تغییر شرایط موجود
- ساختار سازمانی نامناسب برای تبادل دانش: اشکالات نظام اداری در ادبیات تحقیق را ببینید.
منابع و مراجع
[1] بهشتی, زهرا و داورپناه جزی, محمد. 1386. تطبیق استانداردهای موجود برای مستندسازی سیستم‌های اطلاعاتی در ایران. نما، مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران، شماره اول دوره هفتم. [درون خطي] 1386. http://www.irandoc.ac.ir/data/e_j/vol7/beheshti.htm.