ضرورت و اهمیت مستندسازی

چرا ما کارهایمان را مکتوب نمی‌کنیم؟ ما زیاد به نوشتن عادت نداریم، مثلاً کارهای زیادی انجام می‌دهیم ولی آخرش اگر از ما بپرسند چه کاری کردید چیز زیادی برای نشان دادن نداریم. همیشه هم این سوال برای ما مطرح است که آخر گیر کار کجاست؟ چطور خارجی‌ها این همه وقت و انرژی را برای نوشتن کارهایشان اختصاص می‌دهند، ولی ما علیرغم این همه غرزدن باز فردا دوباره میریم سر همان سیستمی که بودیم؟ (وبلاگ دنیای کوچک ما, 1386)

با مرور خاطرات محققان و استادان قدیمی دانشگاه و برنامه‌ریزان متوجه می‌شویم كه چند دهه پیش، هنگامی كه دانشگاه به مفهوم نوین خود در ایران شكل می‌گرفت و برنامه‌های توسعه كشور مراحل اولیه خود را می‌گذراند، مشكل اولیه و مهم در كشور ما مساله نبود مستندات علمی و بی‌نظمی در نگهداری آمار دانسته‌ها و یافته‌های قبلی بوده است. همه می‌دانیم كه چنین دانسته‌هایی از مبانی مطالعات و پژوهش‌های علمی است. با افزایش حجم و میزان و كیفیت مطالعات انتظار می‌رود كه روش‌های استاندارد در مستندسازی و نظم بخشیدن به آرشیوهای علمی مورد استفاده قرار گیرد. با تأسف این مشكل همچنان مانع تهیه نقشه علمی در بخش‌های مختلف توسعه‌ای كشور به صورت واقع بینانه است. اگر می‌خواهیم به توسعه دانش، فنآوری و كارآفرینی بر مبنای دانش و آگاهی علمی بپردازیم باید بدانیم كه گام اول تهیه مستندات دقیق و قوی علمی است، در غیر این صورت میزان زیادی از تلاش‌های محققان ما بدون ارجاع بعدی می‌ماند و امكان نقد شدن نیز نخواهد داشت؛ همیشه باید از صفر یا جائی نزدیك به آن شروع كنیم. (وبلاگ مهدی زارع, 2007)

از نظر ایدئولوژی، دین اسلام با امر به خواندن شروع شده، دینی است «علم محور» كه همه افراد بشر را به فراگیری آن در همه سطوح فراخوانده است تا آن جا که هدف آفرینش آسمان و زمین را «آگاهی و علم انسان» معرفی کرده است؛ با وجود تأکید این دین بر اهمیت کسب و گسترش دانش از جمله این حدیث مشهور نبوی که «دانش را بجویید اگر چه در چین باشد؛ زیرا طلب دانش بر هر مسلمانی واجب است» و فضیلت و برتری قلم و مرکب بر خون شهید (نظرپور, 1381; مجله گلبرگ, 1384; آموزش سیما, 1386؟; موسسه رسانه, 1386؟; رضایی اصفهانی, 1388)، با این وجود متأسفانه شاهدیم که زمینه و سازوکار کسب و گسترش دانش در داخل جامعه‌ی خودمان و حتی در درون سازمان‌ها و ساختارهای اداری نیز وجود ندارد.

ما نمی‌توانیم همه چیز را خودمان تجربه کنیم؛ اصولاً تجربه همه چیز كار انسان‌های نادان است زیرا بسیاری مسائل را دیگران كشف كرده‌اند و برای شكافتن و فهمیدنش بهای بسیاری پرداخته‌اند و ‌ما با این كار زحمات و تلاش آنها را نادیده می‌انگاریم و با از گردونه خارج کردن تجربه آنان، خود دچار تكرار می‌گردیم (کنگره شصت, 1393)؛ بر عکس برای پیشگیری از چنین غفلتی، و اندوختن تجربه‌ای بر تجربه‌های قبلی و افزایش سرمایه دانش و آگاهی‌مان به مستندسازی اقدام می‌کنیم.

پیامد عدم مستندسازی در سازمان‌ها همانند کار یک مربی در عدم انتقال فنون کشتی به شاگردانش است؛ مربی یک کشتی‌گیر، یک فن را برای خودش نگه می‌دارد تا بتواند با او مقابله کند (به اصطلاح فوت کوزه‌گری را نزد خود نگه می‌دارد)؛ این کشتی‌گیر بعداً مربی می‌شود و فن دیگری را برای خود نگه می‌دارد و اگر این گونه جلو برود نتیجه این می‌شود که سال به سال مربیان ضعیف‌تری در اختیار خواهیم داشت.

در سازمان نیز یک نیروی خوب، نیرویی نیست که همه اطلاعات را جمع کند، چون اطلاعات آنقدر زیاد است که یک فرد نمی‌تواند اطلاعات را مدیریت کند. انتخاب اطلاعات و کار کردن روی خود، نیاز به سازوکارهای مستندسازی و مدیریت اطلاعات و دانش دارد به طوری که بدانیم کدام چیزها را کجا و چه موقع به کار ببریم.

ریشه‌ی تمامی اشکالات سیستم‌ها و کیفیت نازل محصولات تولیدی و عقب‌ماندگی بسیار زیاد آن از مباحث روز را باید در عدم مستندسازی جستجو کرد؛ بخش عمده‌ی دلایل این غفلت و این فرهنگ غلط مربوط به ساختار و عملکرد سازمانی می‌باشد که به مرور و طی فرایندهای رایج تبدیل به یک فرهنگ سازمانی غلط شده است.

توسعه علم و تكنولوژی پنج قانون دارد كه یكی از آنها مستندسازی است. مستندسازی همان مكتوب كردن یافته‌ها و دانسته‌ها به روش استاندارد است. دانش (خواه علمی و خواه تكنولوژیك) تا وقتی كه مستند نشده است، فقط در ذهن خالق و یا صاحب آن جای دارد. چنین دانشی را كه اصطلاحاً "دانش ضمنی" می‌نامند نمی‌توان با سهولت به دیگران منتقل نمود و بخصوص نمی‌توان آن را به طور رسمی خرید و فروش یا درخواست و ارائه كرد. مكتوب‌سازی ابزاری است كه دانش ضمنی را به دانش صریح و قابل انتقال تبدیل می‌كند. این دانش، ارزش تجاری هم دارد. (ملكی‌فر, 1386؟)

باید توجه داشت كه برای اعمال مدیریت مؤثر در روند تولید یك محصول، لازم است فرآیند تولید كاملاً قابل رویت باشد اما به دلیل آن كه فرآیند تولید نرم‌افزار نامحسوس می‌باشد و با كارهای فیزیكی و به ظاهر آشنا تفاوت زیادی دارد تنها راه مناسب برای مدیریت نرم‌افزار و ارتباط افراد درگیر در پروژه،‌ مستندسازی دقیق تمام مراحل تولید نرم‌افزار می‌باشد. ضمن آن كه مستندسازی مسائل و مشكلاتی كه ممكن است در حین مراحل تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی و نگهداری یك سیستم پیش آید را به حداقل می‌رساند. (بهشتی, و غيره, 1386)

سه پایه از چهار ستون تولید برنامه‌های کاربردی نرم‌افزاری (قابلیت استفاده، قابلیت نگهداری، قابلیت اعتماد و قابلیت تجدید و تکرار) با تکیه بر مستندسازی بنا شده است. تولید یک برنامه غیر قابل استفاده، هیچ چیز جز اتلاف وقت و سرمایه خود و دیگران نیست. یک برنامه غیر قابل نگهداری (غیر مستند) قابل استفاده در دراز مدت نیست و احتمالاً باید از نو تولید شود. برنامه غیر قابل اعتماد را باید اشکال زدایی و بخش‌هایی از آن را مجدداً ایجاد کرد (مستندسازی ابزار و کمک مهمی در رفع اشکال و کسب اطمینان از قابلیت اعتماد است). در نهایت برنامه‌ای که قابل تجدید است اغلب ارزش تجدید و تکرار را هم دارد؛ در اینجا می‌توان از مستندات موجود استفاده کرد، به علاوه برنامه کاربردی هم اغلب به صورت ماژولار است و قابل انتقال به دیگر محیط‌ها می‌باشد. (Bethesda, 2003)

نبود استمرار در اجرا، یک تهدید و مانع جدی در راه توسعه است. اداره‌ای که حافظه ندارد، استمراری هم در کارش نیست. حافظه‌ی اداری یعنی مستندات نوشتاری شده. علم جدید نشان داده که هر برنامه‌ای هر چه قدر بد و نادرست باشد اگر استمرار داشته باشد خودش را تصحیح می‌کند. استمرار خودبه‌خود باعث ایجاد سازوکارهای تصحیح می‌شود. افراد اطلاعات را نیز به‌عنوان ملک شخصی تلقی می‌کنند و نمی‌توانند برای خود جانشین تربیت کنند (مدیریت بی‌جانشین) ‏ (عشایری, و غيره, 1386).

با وارد شدن به عصر دانایی، دانش به‌عنوان مهم‌ترین سرمایه‌ی سازمان مطرح شده و موفقیت سازمان‌ها به توانایی آنها در ایجاد، کسب و بهره‌گیری و انتقال دانش بستگی پیدا کرده است؛ از این رو سازمان‌ها برای این که بتوانند از فرصت‌های پیش‌آمده در محیط پویای کنونی استفاده کرده و مزیت رقابتی کسب نمایند باید منابع دانش را به صورت اثربخش مدیریت نمایند و به این منظور به تعدیل و اصلاح ساختارهای خود پرداخته‌اند (ابعاد ساختاری و محتوایی سازمان‌های دانش محور, 1386).

امروز سرمایه‌ی اجتماعی شامل ابزار، ساختمان، تكنولوژی و... نیست، بلكه اطلاعات، تخصص، كارآمدی و نیروی انسانی ماهر به‌عنوان عوامل زمینه‌ساز توسعه و پیشرفت در عرصه‌های مختلف توسعه اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی مطرح می‌شود. ضروری است كه حق دسترسی همگانی به اطلاعات، محور شدن دانش در جامعه، بها دادن به نیروی انسانی متخصص و شایسته‌گرایی در همه امور مهم‌ترین محور توسعه‌ی بخشی قرار گیرد (آی‌تی آنالیز, 2008).

مدیران و مسئولان یک سازمان باید درک درستی از اهمیت نگهداری درست رکوردها و اسناد سازمان داشته باشند:

• اول این که اسناد درست نگهداری شده، راه و روش رسمی سازمان در انجام امور و اطمینان از حفظ کیفیت محصول را در اختیار کارمندان آن سازمان قرار می‌دهد
• همچنین مستندسازی ابزار بسیار مفیدی در ساده‌سازی فرایندهای پیچیده (و بالقوه خطاپذیر) می‌باشد
• از مستندسازی برای آموزش و تأمین منابع آموزشی کارمندان نیز می‌توان استفاده کرد
• به علاوه مستندسازی چارچوب بنیادین برای مقایسه آنچه هست و آنچه باید باشد به دست می‌دهد
• از سوی دیگر، مستندات را می‌توان به منظور اطمینان از انجام تعهدات و وظایف مورد بررسی قرار داد. از نظر بازرسین و حسابداران، اسناد منابع مهمی از مدارک عینی می‌باشند
• مستندسازی همچنین روشی برای ارزیابی بهره‌وری و سیستم‌های کنترل کیفیت شرکت‌های تأمین کننده مواد اولیه و نیز شرکت‌های مرتبط به منظور اطمینان از انتخاب مواد و محصولات با کیفیت به دست می‌دهد. (Quality America Inc, 2013)

جمع‌آوری و مستندسازی داده‌ها و دانسته‌ها، پبش‌نیاز هر اقدام اصلاحی و نوآوری در هر زمینه می‌باشد و هدف آن، تولید اطلاعات و در نهایت تکمیل چرخه‌های دانش به منظور پرورش افراد و کارکنان خبره و کارایی بیش‌تر در فرایند حل مسئله، زمینه‌سازی خلق ایده‌های جدید و افزایش کارایی و کیفیت محصولات و سرویس‌ها و افزایش توانایی رقابتی سازمان در طی زمان است.

برای موفقیت در اجرای مدیریت دانش یکی از مهم‌ترین قدم‌ها این است که فرهنگ و نگرش مجموعه و تک‌تک اشخاص نسبت به اشتراک دانش تغییر یابد. هنوز در بسیاری از سازمان‌ها بعضی از کارکنان بر این عقیده هستند که دانش منحصر به فرد آنها در افزایش سطح عملکرد شخصی آنها موثر بوده و با اشتراک دانش، موقعیت خود را در سازمان به خطر می‌اندازند. در واقع باید در میان کارکنان سازمان تفکر (تبادل دانش، قدرت است) جایگزین (دانش، قدرت است)، شود (کانون دانش, 2007). مستندسازی مهم‌ترین ابزار در جهت فرهنگ‌سازی و هماهنگ‌کردن افراد با این تصویر جدید سازمان خواهد بود.

اصل مسئولیت

اصولاً مسئولیت انجام یک وظیفه در یک سیستم باید در اختیار موجودیت یا نهادی از آن سیستم قرار گیرد که دانش لازم و توانایی کافی برای انجام آن وظیفه را دارد:

مسئولیت = دانستن + توانستن

مستندسازی پیش‌نیاز و شرط لازم برای کسب دانش است، عدم مستندسازی در سطح یک سازمان، یعنی نبود دانش سازمانی و کاری در آن سازمان؛ فقدان دانش یعنی فقدان توانایی و فقدان مسئولیت. ساختار عقب‌مانده‌ی سلسه‌مراتبی نه تنها باعث و مشوق ایجاد دانش نیست، بلکه مانع عمده‌ی تولید و گسترش آن هم محسوب می‌شود.

« توانا بود هر که دانا بود        ز دانش دل پیر برنا بود »

خلاصه ضرورت و اهمیت مستندسازی

در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلا‌قیت‌ها،تنگنا‌ها و مشکلا‌ت فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک راه ‌حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنان چه این تدابیر مستند شوند کمک مؤثری به پرهیز از دوباره کاری و تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود.

مهم‌ترین مزایایی که می‌توان برای مستندسازی برشمرد به شرح زیر است:

• شفاف‌سازی و بیان دقیق ایده‌ها و رویه‌ها و تحکیم آنها
  • برای طراحان و
  • برای دیگران
• ثبت اطلاعات پروژه؛ نگهداری سوابق در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیت‌های گذشته
  • برای اصلاحات و تطابق بیشتر
  • برای رفع اشکالات
  • برای جلوگیری از پراکندگی و پرهیز از تکرار غیر لازم کارها
• افزایش بهره‌وری شما (نویسنده مستندات)
• استفاده از مستندات به‌عنوان مرجع
• مشارکت در گسترش داده‌ها و منابع موجود حول یک موضوع
• افزایش دقت (اهمیت دقت):
  • وضعیت شلوغ و درهم و برهم و نبود دقت هر چیزی را نابود می‌کند
  • سردرگمی و ابهام در واحدها و سنجه‌ها باعث نابودی سفینه مریخ پیما شد
  • مهندسان ناسا فکر می‌کردند با واحدهای متریک یا نیوتن بر ثانیه سر و کار دارند
  • تیم سازنده تجهیزات از واحد انگلیسی پوند بر ثانیه استفاده کرده بودند
  • اختلاف محاسبات، فضاپیما را در فاصله 60 مایلی هدف قرار داد و برای همیشه نابود کرد (Perelman, 2001)
• قادر ساختن افراد به بررسی و كنترل كیفیت برنامه‌های اجرا شده
• حفظ منابع اطلا‌عاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه: منابع اطلا‌عاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند چنانچه در هر مرحله مستند‌سازی شوند ازدوباره کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار واطلا‌عات دوره بعد می‌شوند.
• تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی: عدم تطبیق هزینه‌های برآوردی با هزینه‌های واقعی یکی از مسایل مبتلا‌ به اجرای پروژه‌ها به شمار می‌آید. مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.
• آشکار کردن نقص‌ها و نیاز‌های آماری و اطلا‌عاتی: همواره آمار و اطلا‌عات یکی از نیاز‌های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلا‌عات موضوعی دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستندسازی نقص‌های اطلا‌عاتی و آماری و جمع‌بندی آنها درنظام برنامه‌ریزی سازمان می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.
• مستندکردن مشکلا‌ت و تنگناها: برنامه‌ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است، یک امر اجتناب‌ناپذیر محسوب می‌شود و در این بخش مستندکردن مشکلا‌ت و تنگناها و راه‌حل‌های اتخاذ شده در برون رفت از آنها، از جایگاه خاصی برخوردار است.
• هر یك از افراد/گروه‌ها می‌تواند پاسخگوی مجموعه فعالیت خود باشد
• بررسی موارد استثناء یا عدم یكنواختی آسان می‌شود (Perelman, 2001) و (سازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران, 1386؟).
• انجام مرحله جمع‌آوری داده‌ها و آماده‌سازی سیستم‌ها برای اتوماسیون و در نتیجه صرفه‌جویی هنگفت در زمان و هزینه‌های مادی
• انتقال لایه لایه‌ی اطلاعات بین همکاران سازمانی، افزایش سطح آگاهی و تخصص کارمندان
• تحرک بخشیدن به کارمندان و ایجاد انگیزه در آنان جهت بهینه‌سازی کارها
• افزایش کار مفید کارمندان و در نتیجه افزایش بهره‌وری ایشان
• تأمین امکان نظارت جمعی بر اجرای قوانین و رویه‌ها

برخی مشکلات ناشی از عدم مستندسازی عبارتند از:

• عدم تجربه‌اندوزی و استفاده از تجارب دیگران؛ در نتیجه عدم ایجاد ارزش افزوده
• عدم بهینه‌سازی کارها و پیش‌رفت در امور
• عدم بروزرسانی قوانین و رویه‌ها و در نتیجه قدیمی و از رده خارج شدن‌شان
• ایجاد روحیه انحصارطلبی و گسترش این روحیه
• پاسخ‌گو نبودن مسئولین اجرایی
   

منابع و مراجع

[1]    Bethesda, Maryland. 2003. The importance of documentation. [Online] November 30, 2003. http://www.vanderwal.net/random/entrysel.php?blog=1387.
[2]    Perelman, Leslie C. 2001. What is a document? Massachusetts Institute of Technology (MIT). [Online] February 28, 2001. [Cited: May 30, 2024.] https://web.mit.edu/practicum/www/6.111/slides/6.033pres1.htm.
[3]    Quality America Inc. 2013. Importance and Utility of Quality Documentation. [Online] 2013. [Cited: May 30, 2024.] https://qualityamerica.com/LSS-Knowledge-Center/qualitymanagement/importance_and_utility_of_quality_documentation.php.

[4]    ابعاد ساختاری و محتوایی سازمان‌های دانش محور. منوریان, عباس, عسگری, ناصر و آشنا, مصطفی. 1386. مرکز همایش‌های بین‌المللی رازی : مؤلف نامعلوم, 1386. اولین کنفرانس ملی مدیریت دانش. جلد دکتر عباس منوریان، عضو هیات علمی دانشگاه تهران؛ ناصر عسگری، دانشجوی دکتری مدیریت دولتی دانشگاه تهران؛ مصطفی آشنا، کارشناس ارشد مدیریت دولتی دانشگاه تهران, ص. 14-13 بهمن.

فهرست مطالب: ضرورت و اهمیت مستندسازی

برای ادامه‌ی مطالعه، عنوان مطلب مورد نظر از فهرست زیر را کلیک/لمس کنید؛ موقعیت کنونی با رنگ طلایی مشخص شده است:

• مفاهیم مستندسازی: تعریف مفاهیم و ارتباط آنها
• اهداف مستندسازی
• ضرورت و اهمیت مستندسازی: آسیب‌ها و دستاوردهای نیستی و هستی مستندسازی
• انواع مستندات: طبقه‌بندی انواع مستندات
• اشتباهات در مستندسازی: چالش‌ها، نواقص و اشکالات سر راه مستندسازی و علل بروز آنها
• وضعیت مستندسازی در ایران: چگونگی وضعیت موجود و علل آن
• بازگشت به صفحه‌ی بالایی: مستندسازی