سیستم‌های مستندسازی
جمع‌آوری مستندات به‌صورت كاغذی مسائل و مشكلاتی در بر خواهند داشت كه ممكن است باعث كاهش كارایی آنها گردد. این مسائل و مشكلات به‌صورت خلاصه عبارتند از:
- حجم زیاد مستندات كاغذی و مشکل نگهداری و مدیریت آنها
- مشكل گردآوری، دسته‌بندی، سازماندهی، تكثیر و نگهداری مستندات كاغذی (همواره خطراتی از قبیل آتش‌سوزی، حفظ و نگهداری آنها را به خطر می‌اندازد)
- مشكل بهنگام‌سازی مستندات
- سرعت پایین و زمان زیاد برای بررسی و مطالعه مستندات
برای رفع مشکلات بالا، ناگزیر به استفاده از فناوری اطلاعات برای مدیریت مستندات و دانش هستیم. سیستم‌هایی مانند فهرست زیر می‌توانند یاریگر ما در این زمینه باشند:
- سیستم‌های تصمیم‌یار مبتنی بر اسناد: بدون داشتن وسیله‌ای برای مدیریت، تحلیل و استفاده از حجم عظیم و رو به گسترش اطلاعات، جمع‌آوری و ذخیره‌سازی مدارک نمی‌تواند نقش موثری در کمک به فرآیند تصمیم‌گیری سازمان‌ها داشته باشد. سیستم‌هایی که این وظیفه را در سازمان‌ها بر عهده دارند، سیستم‌های تصمیم‌یار مبتنی بر اسناد نامیده می‌شوند.
- سیستم‌های مدیریت دانش: سیستم‌هایی برای مدیریت مستندات فرآیندهای کاری، فرآیندهای مهندسی مجدد، انجام تصمیم‌گیری‌های مهم و جهت‌گیری راهبردی و استراتژی‌های هدفگیری سازمان با هدف رساندن اطلاعات درست، در زمان درست، به افراد درست است که موجب افزایش کارآیی در سازمان و افزایش توانایی رقابتی آن می‌شود. این‌ها سیستم‌هایی هم‌معنا و هم‌ارز سیستم‌های تصمیم‌یار مبتنی بر اسناد در نظر گرفته می‌شوند.
- سیستم مستندسازی سیستم‌ها: سیستمی برای مدیریت سیستم‌های مدیریت اسناد و مستندسازی سیستم‌های موجود با حفظ ارتباط و یکپارچگی اسناد مشترک بین سیستم‌ها.
- هوش سازمانی و نقش آن در مدیریت دانش: هدف از برپایی سیستم‌های مستندسازی، انباره‌سازی داده‌ها، مستندسازی برنامه‌های کاربردی و تولید اطلاعات به‌عنوان گام نخست در فراهم‌آوری هوش سازمانی و در نهایت تکمیل چرخه‌ی دانش و ایجاد نظام مدیریت دانش و استفاده از فنآوری‌های آن به منظور ایجاد محیطی برای ذخیره‌سازی مستندات و به اشتراک گذاشتن دانش همکاران سازمانی، تولید ایده‌های جدید، پرورش کارکنان خبره و کارایی بیشتر در فرآیند حل مسئله و افزایش کارایی و کیفیت محصولات و خدمات ارائه‌شده است.
معمولاً پیشنهاد می‌شود به همراه مستندات از نرم‌افزاری استفاده شود كه روابط بین مستندات در آن ثبت شده باشد و زمانی كه تغییراتی در هریك از مستندات داده می‌شود، مستندات وابسته دیگر كه باید بهنگام شوند در آن مشخص گردد. بنابراین به نظر می‌رسد كه می‌توان تمام مستندات را به صورت مستندسازی حین كار طراحی كرد و با طراحی آنها به صورت سیستم فرامتن، ساختاری جامع ایجاد كرد تا بتوان با انتخاب كلمات كلیدی، توضیحات هر بخش را مشاهده كرد و ارتباط بین مستندات را فراهم آورد.
منابع