سیستم‌های تصمیم‌یار مبتنی بر اسناد

مدارک و اسناد فعالیت‌ها، اطلاعات و دانش‌های ثبت شده‌ای هستند که در طی انجام فرآیندها و فعالیت‌ها در سازمان به وجود می‌آیند. بدون داشتن وسیله‌ای برای مدیریت، تحلیل و استفاده از این حجم عظیم و رو به گسترش اطلاعات، جمع‌آوری و ذخیره‌سازی مدارک نمی‌تواند نقش موثری در کمک به فرآیند تصمیم‌گیری سازمان‌ها داشته باشد. سیستم‌های پشتیبان از تصمیم (Decision Support Systems-DSS) که این وظیفه را در سازمان‌ها بر عهده دارند، سیستم‌های تصمیم‌یار مبتنی بر اسناد (document-driven DSS) نامیده می‌شوند.

یک document-driven DSS اطلاعات غیر ساختیافته با انواع مختلفی از فرمت‌های الکترونیک را مدیریت، بازیابی و اداره (manipulate) می‌کند. وب نیز امکان دسترسی به پایگاه‌های بزرگی از مدارک شامل پایگاه داده‌هایی از مدارک، ابرمتن (hypertext) تصاویر، صداها و ویدئوها را فراهم می‌آورد. مثال‌هایی از مدارکی که به وسیله document-based DSS ها مورد دسترسی قرار می‌گیرند: روال‌ها و سیاست‌ها، مشخصات محصولات، کاتالوگ‌ها، مدارک تاریخی سازمان شامل ملاقات‌ها، یادداشت‌های همکاران، مکاتبات مهم و مانند آن. یک موتور جستجو یک ابزار تصمیم‌یار (decision-aiding) قدرتمند است که معمولاً به همراه سیستم‌های پشتیبان از تصمیم document-driven مورد استفاده قرار می‌گیرد. یک موتور جستجوی وب مثل Google.com را در واقع می‌توان دارای یک Document-driven DSS و web-based با عملکرد بسیار ابتدایی دانست.

نکته اساسی که باید به آن اشاره نمود تفاوت میان document-driven DSS ها و سیستم‌های مدیریت مدارک یا document management system(DMS) ها است. تفاوت عمده‌ای که میان سیستم‌های مدیریت مدارک و عملکردی که ما از document-driven DSS ها انتظار داریم آنست که به‌صورت کلی سیستم‌های مدیریت مدارک، سیستم‌های پردازش تراکنش‌های مدارک هستند. یک DMS یک ذخیره‌سازی سیستماتیک، یکپارچه و استاندارد از مدارک و داده‌های در مورد مدارک است که به افراد این امکان را می‌دهد که مدارک را به اشتراک گذاشته و در ویرایش یک مدرک خاص با یکدیگر همکاری نمایند. یک DMS معمولاً امکاناتی برای کنترل نسخه‌ها، انواع جستجوها و کلمات برچسب (Tag) در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد؛ ولی کار document-driven DSS ها فراتر از این است. در واقع می‌توان گفت یک سیستم مدیریت مدارک، مدارکی را پردازش، بازیابی و دخیره می‌کند که توسط document-driven DSS ها و به منظور پشتیبانی از فرآیند در سازمان مورد تحلیل قرار گرفته و طبقه‌بندی و انتخاب می‌شوند. بنابراین نکته مهم در مورد سیستم‌های پشتیبان از تصمیم توانایی آن‌ها در تحلیل اطلاعات و طبقه‌بندی و بازیابی مدارک بر اساس دانش‌های موجود در آنهاست.

منابع

• راهنمای نرم‌افزارهای سازمانی آزاد/متن باز - وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات

فهرست مطالب: سیستم‌های تصمیم‌یار مبتنی بر اسناد

برای ادامه‌ی مطالعه، عنوان مطلب مورد نظر از فهرست زیر را کلیک/لمس کنید؛ موقعیت کنونی با رنگ طلایی مشخص شده است:

• سیستم‌های تصمیم‌یار مبتنی بر اسناد: مدیریت جمع‌آوری و ذخیره‌سازی مستندات برای کمک به فرایند تصمیم‌گیری سازمان
• سیستم‌های مدیریت دانش: کلید شایستگی سازمان‌ها در تصمیم‌گیری‌های مهم و جهت‌گیری راهبردی
• سیستم مستندسازی سیستم‌ها: مستندسازی سییستم‌ها و نظام‌ها
• هوش سازمانی و نقش آن در مدیریت دانش: انواع سیستم‌های فناوری اطلاعات در کمک به هوشمندی سازمانی و کسب‌وکار
• بازگشت به صفحه‌ی بالایی: سیستم‌های مستندسازی