سیستم مستندسازی سیستم‌ها
مسائل و مشکلات مستندسازی کاغذی ما را ناگزیر به استفاده از سیستم‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات می‌کند؛ اما نكته مهمی كه باید در طول حیات یك نرم‌افزار در نظر داشت این است كه هنگامی كه تغییراتی در سیستم ایجاد می‌شود تمام مستندات مربوط به آن باید بهنگام گردد تا باز هم از طریق سازگاری مستندات با نرم‌افزار، كارایی لازم در استفاده از نرم‌افزار وجود داشته باشد. معمولاً پیشنهاد می‌شود به همراه مستندات از نرم‌افزاری استفاده شود كه روابط بین مستندات در آن ثبت شده باشد و زمانی كه تغییراتی در هریك از مستندات داده می‌شود، مستندات وابسته‌ی دیگر كه باید بهنگام شوند در آن مشخص گردد. بنابراین به نظر می‌رسد كه می‌توان تمام مستندات را به صورت مستندسازی حین كار طراحی كرد و با طراحی آنها به‌صورت سیستم فرامتن، ساختاری جامع ایجاد كرد تا بتوان با انتخاب كلمات كلیدی، توضیحات هر بخش را مشاهده كرد و ارتباط بین مستندات را به سادگی فراهم آورد. مثلاً بتوان با مشاهده فرآیندی در طراحی تفصیلی مستندات نیاز به آن فرآیند را در سند نیازهای نرم‌افزار مشاهده كرد. مسلماً این روش مزایای بسیاری را در بر خواهد داشت از جمله:
- سهولت دسترسی به مستندات هر مرحله از تولید نرم‌افزار
- امكان دسترسی سریع به مستندات مرتبط به هم
- تكثیر سریع با هزینه بسیار كم
- امنیت بالا در نگهداری مستندات
- بهنگام‌سازی سریع مستندات
- سهولت در نقل و انتقال مستندات
- قابلیت بالا در جهت آموزش سریع به كاربران و كسانی كه می‌خواهند در مورد سیستم، اطلاعاتی داشته باشند. (بهشتی, و غيره, 1386)
به منظور حفظ سادگی و مطابقت عملکرد با اهداف نظام مدیریت دانش و حرکت به سمت سیستم‌های دانش‌محور، ساختار ویکی به‌عنوان ساختار اصلی سیستم مستندسازی می‌تواند یک انتخاب باشد. يك ويكی مجموعه صفحات وبی‌ست كه به هر كسی اين اجازه را می‌دهد تا در تهيه‌ی محتوايش مشاركت كند - يا دست‌كم هر كسی كه به نرم‌افزار سرويس‌دهنده ويكی دسترسی دارد. ويكی‌ها با واسط كاربری نسبتا ساده‌ای امكان توليد فرامتن و استفاده از زبان‌های نشانه‌گذاری را فراهم می‌آورند و اغلب برای ايجاد پایگاه‌های وب گروهی و ارتقای پایگاه‌های اجتماعی و تحقق مديريت دانش به كار برده می‌شوند. برای مثال، دانش‌نامه‌ی مشاركتی ويكی‌پديا به‌ترين نمونه‌ی شناخته‌شده‌ی ويكی‌‌هاست. پيش‌نهاد شده است تا «ويكی» را سرنام كلمات جمله‌يی بگذاريم به معنی «آن‌چه می‌دانم اين است» (What I Know Is). ساختار ویکی از نوع ساختار شبکه‌ای پویا و باز است، این ساختار در مقابل امتیازات و انعطاف‌پذیری زیادی که دارد می‌تواند باعث مشکلاتی هم شود، از جمله عادت انسان‌ها در تشبیه علم و دانش به درخت دانش، به این صورت که هر دانش جدید همانند جوانه و شاخه جدیدی روی شاخه‌های موجود اضافه می‌شود و با چنین ساختار و ذهنیتی به دنبال جستجوی آن هستیم؛ در حالی که در ساختار شبکه‌ای چنین رابطه پیش‌نیازی-پس‌نیازی بین شاخه‌ها وجود ندارد و هر بخش آن از هر بخش دیگری قابل دستیابی مستقیم است. اشکال دیگر می‌تواند بهم‌ریختگی و بی‌نظمی داده‌ها باشد که این هم با ساختار نظم‌دهی ذهنی انسان‌ها متفاوت است، ما به‌طور تاریخی ترجیح می‌دهیم اطلاعات را ریشه‌یابی کنیم و بدانیم هر چیزی از کجا آمده و چه مسیری را طی کرده است تا قادر باشیم در مورد آینده‌ی آن حدس و گمان بزنیم؛ برای رفع این اشکال می‌توان از ترکیب ساختار سنتی ایستا و ساختار جدید پویایی ویکی استفاده کنیم و ساختار سلسه مراتبی سنتی مستندات را در درون ویکی ایجاد کنیم. همچنین در ساختارهای ویکی از نظر فنی باید قابلیت‌های جستجوی متن مثل: تعریف کلمات کلیدی، شاخص‌گذاری، برچسب‌گذاری، و آدرس‌دهی اختصاصی کاربرپسند هر موضوع ویکی برقرار باشد.
منابع و مراجع
[1] بهشتی, زهرا و داورپناه جزی, محمد. 1386. تطبیق استانداردهای موجود برای مستندسازی سیستم‌های اطلاعاتی در ایران. نما، مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران، شماره اول دوره هفتم. [درون خطي] 1386. <http://www.irandoc.ac.ir/data/e_j/vol7/beheshti.htm>.