پیشنهاد ساختار اداری مناسب
در انتقال از عصر صنعت به عصر دیجیتال، بر اساس چهار تحقیق انجام شده درباره اشکالات و اصلاحات نظام اداری بر اساس راهبرد ایجاد سازمان‌های دانش‌محور و راهکار ساختار سازمانی شبکهای، از نظر عملی برای پیاده‌سازی ساختار شبکهای پویا، یک ساختار دوگانه مرکب از یک ساختار پایدار و یک ساختار پویا به‌صورت زیر تعریف می‌شود:
- ساختار نقش‌ها(ساختار پایدار): یک نقش عبارت است از یک عنوان یا برچسب معرف مجموعه‌ای از مهارت‌های مرتبط با هم که توسط یک شخص قابل انجام است (مثل: برنامه‌نویس، یا حسابدار). نقش شبیه عنوان شغلی یا شرح شغل است با این تفاوت که یک شخص می‌تواند به هر تعدادی که استعداد و توان کسب مهارت دارد در یک سیستم نقش ایفاء کند. ساختار نقش‌ها یک ساختار پایدار است و اشخاص با کسب دائمی مهارت‌های جدید و ارتقاء دانش خود از رشدی مستمر و حرکتی رو به بالا برخوردارند.
- ساختار کاری(ساختار پویا): در این ساخت سازمانی، گروه‌های كاری تشكیل و بر حسب ضرورت مأمور انجام امور می‌شوند؛ بر سلسله مراتب تاكید نمی‌شود و كاركنان معمولاً به صورت تیمی فعالیت می‌كنند، اختیارات به كسانی تفویض می‌شود كه به كار ویژه‌ای نزدیكترند. ساختار کاری یک ساختار موقتی و گذراست(ساختار پویا) و صرفاً بر اساس ساختار نقش‌ها، چگونگی تشکیل گروه‌های کاری و انجام کار را مشخص می‌کند (ساختار ادهوکراسی). پس از انجام کار و پایان چرخه عمر محصول، آن قسمت از ساختار مرتبط با کار نیز از بین می‌رود.
ساختار فوق با دیدگاه سیستمی بر مبنای نتورکینگ یا کار شبکهای پیشنهاد شده و بخش فنآوری اطلاعات به‌عنوان یک سیستم مستقل با سایر سیستم‌ها(سایر ادارات) و منابع(مدیران، معاونین، بخش اداری، و ... و نقش‌ها: کارآموز،آزمونگر، طراح، مدیر پروژه و...) جهت رسیدن به اهداف تعریف‌شده در تعامل می‌باشد. در این ساختار، کارهای تعریف شده و درخواست‌های ارجاع شده به بخش فنآوری اطلاعات بلافاصله با توجه به تعاریف نقش‌ها و سطوح دسترسی‌شان در اختیار منابع مرتبط قرار می‌گیرد؛ این حالت متفاوت از ساختار سلسله مراتبی فعلی است که همه امور(حتی کارهای استاندارد شده‌ی قبلی) باید از طریق مدیر اداره، معاون، رئیس دایره، و... رد شده تا به دست مجری کار برسد. دستیابی به نقش‌ها در ساختار پویا متکی به آموزش و یادگیری و در اختیار خود شخص است؛ در حالی که در ساختارهای سلسله مراتبی، تخصیص نقش‌ها به کارکنان مشروط به تشخیص و تأیید مدیران سازمان می‌شود.
ویژگی‌های ساختار پیشنهادی
- ممکن‌سازی کار تیمی و همکاری گروهی، تسهیل ابتکار، خلاقیت و نوآوری
سازمان خلاق دارای عناصر ساختار خلاق مانند ساختار پروژه‌ای، ماتریسی، ساختار مولكولی و ادهوكراسی است.
- آموزش و بهبود مستمر به صورت برنامه‌ریزی شده و نظام‌مند
تعالی سازمان یعنی توانایی و قابلیت آن در بهبود دانش و مهارت‌های نیروی كار و همسونمودن عملكرد با اهداف سازمان.
- ایجاد انگیزه در کار
افراد زمانی لذت واقعی کار را درک خواهند کرد که مجذوب نقش کاری خود شوند.
- تعیین نظام ترفیع، استقرار فرهنگ شایسته سالاری
تعیین شفاف نقشه‌ی راه و اینکه چگونه باید افراد از درون سازمان از لایه‌های پایین رشد کنند و بالا بیایند و به کارمندانی کارآمد تبدیل شوند.
- ساختار مدیریت اکتسابی
کسب قابلیت‌ها؛ مدیر برای این که مجموعه‌ای را مدیریت کند باید در فرآیندی در سطوح پایین‌تر، قابلیت‌های مدیریتی از خود نشان داده باشد. در واقع افراد با رشد و پیشرفت در ساختار پیشنهادی قابلیت‌های لازم را به مرور کسب خواهند کرد.
- فهرست کامل ویژگی‌ها در ادامه در بخش (طرح ایجاد نظام اداری دانش‌بنیان) و جمع‌بندی همه پژوهش‌ها خواهد آمد.
نتیجه‌گیری
ساختار سازمانی شبکهای پویا یکی از ارکان سه گانه‌ی مدیریت دانش و راهبرد ایجاد سازمان‌های دانش‌محور می‌باشد. ساختار شبکهای پویا، همچنین ایده‌ی تثبیت مدیریت‌ها، پویایی مدیران را عملی و محقق می‌کند. تحلیل فوق و ساختار پیشنهادی برای بخش انفورماتیک سازمان انجام شده است؛ اما با توجه به شناخت محقق از بخش‌ها و ادارات مختلف و نیز درهم تنیدگی همه امور و قسمت‌های سازمان با فناوری اطلاعات در طی دوره تکامل ساختاری‌شان، از نظر مؤلف برای سایر بخش‌ها و ادارات نیز مناسب می‌باشد.
تعاریف
- اد هاک (ادهوکراسی) اد هاک (به انگلیسی: Ad hoc) یک اصطلاح به زبان لاتین به معنی "فقط برای این منظور" است و معمولا بیانگر رهیافت‌هایی است که برای حل یک مشکل یا وظیفه بکار برده می‌شوند و برای مقاصد دیگر قابل استفاده نیستند. <https://fa.wikipedia.org/wiki/اد_هوک>