تعیین ویژگی‌های ساختار اداری مناسب
این تحقیق بر اساس شناخت حاصل از سه تحقیق قبلی(اشکالات نظام اداری در ادبیات تحقیق، طرح نظریه مواجهه با اشکالات نظام اداری، و شناسایی ذهنیت و انتظارات کارکنان از سیاست‌های اصلاح نظام اداری) و استفاده از پرسشنامه‌های استاندارد مدیریتی برای بررسی و تعیین ساختار مناسب سازمانی انجام شده است.
روش تحقیق
جدول زیر روش به کار گرفته برای هر یک از ابعاد ساختاری و محتوایی را نشان میدهد.
تدوین پرسشنامه‌ها و سوالات مصاحبه از پرسشنامه‌های استاندارد موجود و بر اساس توضیحات کتاب Essential of Organization Theory & Design اثر Richard L. Daft صورت گرفته است. اسامی برخی از پرسشنامه‌های استاندارد بکارگرفته شده در زیر آورده شده است:
- پیچیدگی، رسمیت و تمرکز: پرسشنامه‌های طراحی شده توسط استفان رابینز
- فرهنگ: پرسشنامه نگرشهای فرهنگی هافستد
- پرسشنامه طراحی سازمان ویگاویانوزاس برای سنجش ترجیحات افراد در کار با یک سازمان مکانیکی یا ارگانیکی
- پرسشنامه ارزیابی ابعاد سازمانی ساشکین و موریس که حد ارگانیک یا مکانیک بودن سازمان را مشخص می‌کند.
پرسشنامه‌ها به صورت آنلاین از این آدرس در دسترس هستند.
شناخت وضع موجود
در این قسمت از تحقیق، موضوعات: معرفی سازمان؛ مأموریت، استراتژی‌ها و برنامه‌های عملیاتی؛ خدمت‌گیران سازمان؛ خدمات سازمان؛ نوع مالکیت و وضعیت حقوقی؛ ویژگی‌های نیروهای انسانی شاغل؛ سابقه فعالیت و روند رشد و توسعه؛ نمودارهای ساختار سازمانی؛ مأموریت و شرح وظایف بخش‌های ادارات و مدیران مورد بررسی و مطالعه قرار گرفت.
نوع ساختار موجود سازمان به طور کلی، از نظر تئوری مبتنی بر نوع محصول و در داخل دوایر بر اساس نوع فعالیت(وظیفه) ولی در عمل بر حسب مشتری/خدمات گیرنده می‌باشد؛ به این صورت که هر دایره مسئولیت کلیه امور مرتبط با یک یا چند اداره خاص را بر عهده دارد.
الف) بررسی سازمان از دید ابعاد ساختاری
در شکل زیرابعاد ساختاری سازمان بر اساس (درصد) گرایش به دو نوع ساختار نظری ارگانیکی یا مکانیکی نمایش داده شده است. این نمودار همچنین شامل ساختار ترجیحی کارکنان، نوع سازمان فعلی، فرهنگ و چهار بُعد فرهنگ می‌باشد. در این نمودار هر چه مقادیر به عدد ۱۰۰ نزدیک‌تر باشند نشانه گرایش به ساختار مکانیکی و هر چه به صفر نزدیک‌تر باشند نشانه گرایش به ساختار ارگانیکی می‌باشد. در حالی که کارکنان، ساختار به شدت ارگانیکی را ترجیح می‌دهند نوع سازمان و ابعاد بررسی شده به حالت مکانیکی گرایش دارد.
ب) بررسی سازمان از دید ابعاد محتوایی
- محیط: با توجه به تعداد زیاد عوامل محیطی(پیچیدگی زیاد) و نرخ تغییر خواسته‌ها و انتظارات ایشان(ناپایداری زیاد)، محیط سازمان از نوع به شدت نامطمئن تشخیص داده می‌شود:
- اندازه: بر اساس تعداد کارکنان، یک سازمان متوسط محسوب می‌شود(مکانیکی-ارگانیکی).
- چرخه‌ی عمر: با توجه به روند رشد و توسعه در مرحله تجدید حیات قرار دارد(به شدت ارگانیکی).
- اهداف: عمده‌ی توجه مدیریت سازمان به خارج به همراه کنترل متوسط و رشد منابع انسانی می‌باشد و بنابراین ساختاری از نوع ارگانیک(الگوی مبتنی بر روابط انسانی) و بسیار ارگانیک (الگوی مبتنی بر سیستم‌های باز) توصیه می‌شود.
- راهبرد: استراتژی سازمان عبارت است از حفظ وضعیت موجود و استفاده از فرصت‌ها برای گسترش خدمات، افزایش بهره‌وری، انعطاف‌پذیری در تولیدات جدید، کنترل شدید فعالیت‌های کنونی و استفاده از نوآوری‌های انجام شده توسط منابع بیرونی. بنابراین استراتژی شرکت نه از نوع تدافعی یا آینده‌نگر، و نه از نوع نوآوری یا کاهش هزینه، بلکه از نوع تحلیل‌گر یا تقلیدی است و ترکیبی از ساختار مکانیکی و ارگانیکی پیشنهاد می‌شود.
- فنآوری (تکنولوژی): محصولات(نرم‌افزاری) و خدمات سازمان متناسب با نیاز هر اداره و سازمان به صورت واحدی و با مشارکت خدمات‌گیرنده و همکاری گروههای داخلی(تقابل دو جانبه) تولید می‌شود و از این نظر ساختار پویا یا ارگانیک پیشنهاد می‌شود. نوع خدمات از نوع مهندسی با تنوع زیاد و تجزیه‌پذیری زیاد می‌باشد و بنابراین ساختار مکانیکی پیشنهاد می‌شود.
نقد ساختار موجود
جمع‌بندی کل مطالب در شکل زیر ابعاد محتوایی و ساختاری و میزان گرایش به ساختارهای مکانیکی یا ارگانیکی به صورت نموداری نشان داده شده است. در این نمودار، هر چه مقدار یک متغیر بیشتر و به سمت عدد ۱۰۰ گرایش داشته باشد(نیمه بالایی)، ساختار مکانیکی؛ و هر چه کمتر و به سمت صفر گرایش داشته باشد(نیمه پایینی) ساختار ارگانیکی برای آن متغیر پیشنهاد می‌شود. مشاهده می‌شود که از ابعاد محتوایی فقط متغیر فناوری خدماتی چون از نوع مهندسی است ساختار مکانیکی برای آن مناسب است؛ اما برای سایر متغیرها ساختار ارگانیکی و به ویژه متغیرهای محیط، چرخه عمر، اهداف و فنآوری تولید(تک محصولی)، ساختار به شدت ارگانیکی توصیه می‌شود. ساختار ترجیحی کارکنان نیز متناسب با ابعاد محتوایی و ساختاری، نوع به شدت ارگانیکی را نشان میدهد؛ با این وجود ساختار فعلی(متغیر نوع سازمان) کاملاً بر عکس از نوع مکانیکی می‌باشد. نامناسب بودن ساختار سازمانی موجب بروز مشکلاتی می‌گردد که در ادامه به آن اشاره می‌شود.
اشکالات ساختاری و عملیاتی
الف) اشکالات ساختاری: خطاهای رایجی که در سازمان نرم‌افزاری باید از آنها پرهیز کرد ولی در ساختار فعلی وجود دارند:
- تمرکز تولید و راهبری (استفاده) از نرم‌افزار در یک گروه کاری
ساده‌ترین روش انجام این وظیفه این است که هیچ چیزی از برنامه‌ای که دارد کار می‌کند را تغییر ندهیم. نتیجه‌ی طبیعی آن، گرایش به سرکوب نوآوری است.
- سازماندهی متخصصین فنآوری نرم‌افزار بر اساس پروژه و حوزه کاری (حقوق و دستمزد، امور مالی و ...)
یک سیستم نرم‌افزاری در طی چرخه‌ی عمرش نیاز به متخصصین متفاوت دارد. نتیجه این اشکال اینست که افراد بجای متخصص شدن در یک موضوع، به مقدار کمی از موضوعات مختلف آشنایی دارند.
- سازماندهی بر اساس بستر برنامه‌ها (ویندوز، یونیکس، مین‌فریم و ...)
نتیجه‌ی آن گرایش متعصبانه به بستر کاری که در آن کار می‌کنند و کاهش خلاقیت در استفاده از سایر منابع است.
- تعریف و اجرای پروژه‌ها تحت ساختار رسمی (سلسله مراتبی) بجای تعیین گروههای کاری
نتیجه‌ی آن نیاز به سازماندهی مجدد در پایان هر پروژه اصلی است، حاصل آن طولانی‌تر شدن زمان اجرا است.
- سازمان‌ها و ساختارهایی که برای موفقیت نیاز به ابرتولیدکننده دارند
در محیط پیچیده‌ی تولید نرم‌افزار، یک نفر نمی‌تواند به تنهایی در تمامی حوزه‌های کاری متخصص باشد. حاصل این اشکال بهم خوردن توازن بین زندگی شخصی و کاری کارکنان است.
- ساختارهایی که باعث محدودسازی قابلیت‌ها و توانایی‌های متخصصین می‌باشد
یک سازمان سالم فرد را با تمام قابلیت‌ها و استعدادهایش استخدام می‌کند. درخواست انجام کاری پایین‌تر از سطح توانایی افراد منجر به افت کیفیت ایشان و کاهش هر چه بیشتر بهره‌وری‌شان می‌گردد.
- ساختارهایی که مشوق تشکیل گروههای قدرت هستند
علت اینست که مسیرهای ارتقاء شغلی یکسان برای تمامی منابع انسانی تعریف نشده است.
- تعیین مجموعه‌ی اهدافی که از نقطه نظر رضایت مشتری با یکدیگر در تضاد هستند
انجام به موقع کار توسط یک گروه به قیمت تحمیل هزینه و مشکلات بیشتر برای گروه دیگر می‌گردد.
- سازماندهی حول اشخاص به جای شخصیت‌ها
بجای سازماندهی حول شخصیت افراد خاص بر اساس نوع شخصیت (نقش) انجام شود. به این ترتیب سازمان قادر به تشخیص ارزش افراد مختلف خواهد بود و مجبور نیست با هر آمد و رفتی اقدام به سازماندهی مجدد خود نماید.
- ایجاد تغییرات سازمانی دستوری از بالا به پایین
بهترین راه برای اطمینان از اعمال موفقیت‌آمیز تغییرات، مدیریت تغییرات در یک فرآیند مشارکتی است به طوری که نظرخواهی و فرصت اثرگذاری بر خروجی نهایی در اختیار همه‌ی ذینفعان قرار داده شود.
ب) اشکالات عملیاتی: انحصار طلبی و وابستگی متقابل سیستم‌ها و افراد، ناتوانی در انگیزه‌بخشی به کارکنان، عدم وجود نظام آموزشی هدفمند و مستمر، عدم توازن در کار دوایر و از همه مهم‌تر نارضایتی کاربران و خدمات‌گیرندگان از کیفیت خدمات ارائه‌شده می‌باشد.
پیشنهاد ساختار جدید
اقدام برای تعدیل ساختار فعلی با اصلاحاتی مثل تشکیل کمیته و تیم انجام شده، اما اینها اقدامات موقتی هستند که همچنین دارای اشکالاتی مثل ابهام در انتصابات و تبعیض در امتیازات می‌باشند؛ با توجه به نمودار قبلی: گرایش ابعاد محتوایی و ساختاری به ساختارهای مکانیکی و ارگانیکی، و گرایش ابعاد محیطی به ساختارهای ارگانیکی و به شدت ارگانیکی، چرخه‌ی عمر سازمان، فرهنگ سازمانی ارگانیک، سطح سواد سازمانی و تخصص بالای کارکنان و ترجیح ایشان به کار تحت ساختار به شدت ارگانیک از لحاظ عملی ساختارهای مبتنی بر مشتری، پیوندی، ماتریسی و شبکهای پیشنهاد می‌شود؛ با توجه به فهرست خطاهای رایج (خطای شماره ۲ بالا) که باید در طراحی ساختار سازمانی سازمان‌های نرم‌افزاری از آن اجتناب کرد، ساختارهای مبتنی بر مشتری و پیوندی رد و در نهایت ساختار ماتریسی و ساختار شبکهای پویا پیشنهاد می‌شود. برای سازمان‌های مرتبط با فنآوری اطلاعات، بهطور کلی ساختارهای ماتریسی یا شبکهای پیشنهاد می‌شود که نتایج به دست آمده در این تحقیق هم این پیشنهاد را تأیید می‌کند. از نظر بخش‌های پنچگانه‌ی سازمانی نیز ساختار متخصص‌سالاری با ویژگی ادهوکراسی و ابعاد(پیچیدگی و تخصص بالا، رسمیت پایین، تمرکز پایین) توصیه می‌شود.
ساختار شبکهای پویا در ادامه بیشتر معرفی می‌شود.
نتیجه‌گیری
تحلیل فوق و ساختار پیشنهادی برای بخش انفورماتیک سازمان انجام شده است؛ اما با توجه به شناخت محقق از بخش‌ها و ادارات مختلف و نیز درهم تنیدگی همه امور و قسمت‌های سازمان با فناوری اطلاعات در طی دوره تکامل ساختاری‌شان، از نظر مؤلف برای سایر بخش‌ها و ادارات هم مناسب می‌باشد.
تعاریف
- اد هاک (ادهوکراسی) اد هاک (به انگلیسی: Ad hoc) یک اصطلاح به زبان لاتین به معنی "فقط برای این منظور" است و معمولا بیانگر رهیافت‌هایی است که برای حل یک مشکل یا وظیفه بکار برده می‌شوند و برای مقاصد دیگر قابل استفاده نیستند. <https://fa.wikipedia.org/wiki/اد_هوک>