ویژگی‌های طرح ایجاد نظام اداری دانش‌بنیان

علاوه بر رفع اشکالات و مفاسد ساختارهای اداری موجود، مهم‌ترین قابلیت‌ها و ویژگی‌های طرح ایجاد نظام دانش‌بنیان عبارتند از:

1. شایسته‌سالاری و پرورش کارکنان شایسته
   بر اساس مدل شایستگی رهبری (دیوید مککلند، 1973 دانشگاه هاروارد): برای استخدام در یک شغل خاص یا ارتقاء، به جای سنجش بهره هوشی، مهارت‌های فنی، تست شخصیت یا توجه صرف بر سوابق کاری، ابتدا کارکنان برجسته در آن شغل را انتخاب کنید و آنان را با کارکنان متوسط مقایسه کنید تا توانایی‌هایی که افراد متوسط فاقد آن هستند مشخص شود، سپس افرادی را انتخاب کنید که دارای همان شایستگی‌ها باشند یا به افراد کمک کنید تا این ویژگی‌ها را در خود گسترش دهند (ابراهیمی, 1385).
2. ممکن‌سازی کار تیمی و همکاری گروهی، تسهیل ابتکار، خلاقیت و نوآوری
   به دلیل نیاز به انعطاف‌پذیری بالا، پیچیدگی زیاد و پویایی شدید استفاده از ساختارهای ادهوکراسی پیشنهاد می‌شود. در این ساخت سازمانی گروه‌های كاری تشكیل می‌شوند و بر حسب ضرورت مأمور انجام امور می‌شوند. در این سازمان‌ها تمایز چندانی میان صف و ستاد مشاهده نمی‌شود، بر سلسله مراتب تاكید نمی‌شود و كاركنان معمولاً به صورت تیمی فعالیت می‌كنند. ویژگی اصلی این الگوی جدید سازماندهی، همكاری گروهی در حل مسائل و انجام كارهاست و اختیارات به كسانی تفویض می‌شود كه به كار ویژه‌ای نزدیك‌ترند. به طور كلی تفكر زیربنایی این نوع سازمان‌دهی این است كه تنها با فراهم كردن شرایطی كه موجب بروز ابتكارها، احساس مسئولیت و همكاری كاركنان شود می‌توان از حداكثر توان افراد بهره‌مند گردید (محمدی قراسوئی, 1393). سازمان خلاق دارای عناصر ساختار خلاق مانند ساختار پروژه‌ای، ساختار ماتریسی، ساختار مولكولی و ساختار ادهوكراسی است (تیمورنژاد, 1384).
3. غنی‌سازی مشاغل
   اگر اختیار برنامه‌ریزی، کنترل و سازماندهی کار را به شاغل یک شغل واگذار نماییم، شغل او را غنی ساخته‌ایم؛ در غنی‌سازی به عمق شغل افزوده می‌شود به این معنی که به کارکنان اجازه می‌دهد کنترل بیشتری بر کارشان داشته باشند، آنها مجازند برخی از وظایفی که نوعاً به وسیله سرپرستان آنها انجام می‌گیرد را بپذیرند نظیر برنامه‌ریزی و ارزیابی کار و نحوه اجرای آن که باعث می‌گردد کارکنان فعالیتی را به طور کامل با آزادی، استقلال و مسئولیت بالا انجام دهند.
4. آموزش و بهبود مستمر کارکنان به صورت برنامه‌ریزی شده و نظام‌مند
   تعالی سازمانی یعنی توانایی و قابلیت سازمان در بهبود دانش و مهارت‌های نیروی كار خود و همسونمودن عملكرد با اهداف سازمان.  اندیشمندان افزایش كارایی سازمان‌ها را در گرو افزایش كارایی منابع انسانی می‌دانند، افزایش كارایی منابع انسانی نیز در بند آموزش (هدف‌دار و پیوسته)، توسعه‌ی دانش، مهارت و ایجاد رفتارهای مطلوب برای كاركردن موفقیت‌آمیز می‌باشد؛ در واقع آموزش‌های اثربخش و مبتنی بر هدف و سرمایه‌گذاری روی كاركنان بهبود عملكرد را در پی دارد (مجله تدبیر, 1384).
5. ایجاد انگیزه در کار
   افراد زمانی لذت واقعی کار را درک خواهند کرد که مجذوب نقش کاری خود شوند؛ این لذت به خودی خود انگیزه‌ساز است و هیچ انگیزه‌ساز خارجی (از جمله انگیزه‌های سنتی همچون پاداش یا تشویق) نمی‌تواند افراد را به بهترین نحو ممکن به کار وادار کند. در ساختار پیشنهادی با توجه به طیف گسترده‌ی نقش‌ها افراد قادرند نقش هدف خود را انتخاب و برای رسیدن به آن برنامه‌ریزی و فعالیت کنند، یا به تجربه و دانش تخصصی خود در نقش فعلی‌اشان بیفزایند.
6. تعیین نظام ترفیع، استقرار فرهنگ شایسته‌سالاری، تغییر نگرش کارکنان
   در نظام ترفیع به صورت شفاف و مشخص تعیین می‌شود چگونه باید افراد از درون سازمان از لایه‌های پایین رشد کنند و بالا بیایند و به کارمندانی کارآمد تبدیل شوند.
7. پرورش رهبران و مرشدان
   در ساختار پیشنهادی هر فرد مطمئن است که اشخاص به شایستگی در جایگاه خود قرار می‌گیرند و وی نیز می‌تواند با سعی و تلاش توانایی‌های مورد نظر را از نقش‌های بالاتر کسب کند. به علاوه ارتقاء در این ساختار فقط بر اساس توانایی‌ها و شایستگی‌های شخص انجام می‌شود و امکان کسب شایستگی‌ها بدون هیچ گونه وابستگی به عوامل و پارامترهای فرعی مثل سکونت در پایتخت و نزدیکی به عوامل قدرت، به صورت عادلانه در اختیار تمام اشخاص قرار می‌گیرد.
8. ساختار مدیریت اکتسابی
   کسب قابلیت‌ها؛ مدیر برای این که مجموعه‌ای را مدیریت کند باید در فرآیندی در سطوح پایین‌تر، قابلیت‌های مدیریتی از خود نشان داده باشد؛ در واقع افراد با رشد و پیشرفت در ساختار پیشنهادی قابلیت‌های لازم را به مرور کسب خواهند کرد.
9. بهبود عملکرد سازمانی
   عملكرد تابعی است از (انگیزش، توانایی و فرصت) كـه
   انگیزش = نگرش + موقعیت         توانایی = مهارت + دانش          عملكرد انسانی = انگیزش + توانایی
   در نهایت عملكرد سازمانی تابعی است از: (فرصت، منابع، عملكرد انسانی).
   چهار مانع در مقابل عملكرد سازمانی وجود دارد:
   1. فقدان دانش: افراد فاقد خبرگی لازم هستند یا به توانایی خود اعتماد ندارند و نمی‌دانند كه از آنان چه انتظاری می‌رود.
   2. فقدان تمایل: دارای انگیزه لازم برای انجام كار نیستند. آنان نمی‌خواهند آنچه را كه از آنان انتظار مــی‌رود انجام دهند یا انجام آن را خشنودكننده نمی‌یابند.
   3. فقدان توانایی: فرد برای شغل نامناسب است.
   4. مداخلات بیرونی: سیستم به گونه‌ای است كه مانع از عملكرد مورد انتظار می‌شود، مثلاً تجهیزات یا منابع مورد نیاز یا سایر موانع بیرونی، مانع عملكرد مناسب می‌شوند.
      موانع 1 تا 3 را می توان با «نظام آموزش» از میان برداشت: یعنی فقدان دانش، فقدان تمایل و فقدان توانایی (مجله تدبیر, 1384).
10. بهبود هماهنگ عملکردها با  توزیع افراد توانمند
    در صورتی که هدف از به کار گماری افراد در گروه‌های کاری بهبود عملکرد همه گروه‌ها باشد، باید افراد توانمند را در بین گروه‌ها پخش کرد؛ نتیجه: پخش کردن افراد توانمند به تناسب نیاز گروه‌ها و واحدهای سازمانی امکان انتقال تجربه و آموزش دیگران را در طرح آموزش نظام‌یافته امکان‌پذیر می‌سازد و افراد می‌توانند از قابلیت‌های اشخاص توانمند سازمانی بیاموزند.
11. آفریدن تغییرات ماندگار، ایجاد تغییرات در یک فرآیند نه یک برنامه
    مدیران و رهبران به صورت انفرادی و به تنهایی نمی‌توانند یک فرهنگ را تغییر دهند، برای برقرار شدن یک تصویر نو، این تصویر باید در همه سطوح پخش شود. این فرایند عبارت است از کمک به کارکنان سازمان برای کشف رؤیاها و ایده‌آل‌های شخصی‌شان، بررسی نقاط قوت و ضعف و استفاده از کار روزمره به عنوان آزمایشگاهی جهت فراگیری. بهترین فرآیندهای توسعه‌ای، فضایی امن برای یادگیری ایجاد کرده، آن را چالش برانگیز اما نه پر خطر می‌سازند.

برای بیشتر سازمان‌ها مهم‌ترین مسأله شور و انگیزه برای کار، برای برنامه و عملی کردن تصویر است؛ درگیر کردن قلب‌ها و ذهن‌ها در جستجوی یک آینده با معنا. افراد زمانی که از لحاظ هیجانی درگیر و متعهد شوند، شروع به تغییر می‌کنند (انگیزه + تعهد).

منابع و مراجع

[1]    ابراهیمی, بهمن. 1385. (اصول رهبری سازمانی) هوش هیجانی در مدیریت و رهبری سازمانی. Primal Leadership (Emotional Intelligence - EI) - Harvard Business School Press. تهران : انتشارات سازمان مدیریت صنعتی, 1385. جلد چاپ اول. http://hbsp.harvard.edu.
[2]    تیمورنژاد, كاوه. 1384. مدیریت تحول سازمانی از تئوری تا عمل. چاپ اول. تهران : انتشارات نرم افزاری هامون, 1384.
[3]    مجله تدبیر. 1384. دومین همایش ملی مدیریت عملكرد نظارت بر عملكرد مدیران. مكان نشر نامشخص : مجله تدبیر شماره 158, 1384.
[4]    محمدی قراسوئی, ابراهیم. 1393. ادهوكراسی Adhocracy. وب¬سایت پژوهشکده باقرالعلوم. [درون خطي] 24 آبان 1393. [اتخاذ: 25 خرداد 1403.] http://pajoohe.ir/ادهوکراسی-adhocracy__a-32908.aspx. <http://www.pajoohe.com/fa/index.php?Page=definition&UID=32908>.

تعاریف

• اد هاک (ادهوکراسی) اد هاک (به انگلیسی: Ad hoc) یک اصطلاح به زبان لاتین به معنی "فقط برای این منظور" است و معمولا بیانگر رهیافت‌هایی است که برای حل یک مشکل یا وظیفه بکار برده می‌شوند و برای مقاصد دیگر قابل استفاده نیستند. <https://fa.wikipedia.org/wiki/اد_هوک>

فهرست مطالب: ویژگی‌های طرح ایجاد نظام اداری دانش‌بنیان

برای ادامه‌ی مطالعه، عنوان مطلب مورد نظر از فهرست زیر را کلیک/لمس کنید؛ موقعیت کنونی با رنگ طلایی مشخص شده است:

• راهکار ساختار سازمانی شبکه‌ای: ترکیب و هماهنگ‌سازی مؤلفه‌های نظام اداری دانش‌بنیان.
• ویژگی‌های طرح ایجاد نظام اداری دانش‌بنیان: ویژگی‌های مطلوب و قابلیت‌هایی که با طرح نظام جدید قابل دستیابی هستند.
• نمونه عملی طرح ایجاد نظام اداری دانش‌بنیان: مثال از کاربست ساختار نقش‌ها در بخش فنآوری اطلاعات یک سازمان فرضی.
• بازگشت به صفحه‌ی بالایی: طرح ایجاد نظام اداری دانش‌بنیان