راهکار ساختار سازمانی شبکه‌ای
در قسمت‌های قبل، اشکالات ساختار فعلی و الزامات دوره کنونی بیان شدند. در ادامه، نمای شماتیک ساختار پیشنهادی و ویژگی‌های آن مشخص می‌شود.
بر اساس راهبرد ایجاد سازمان‌های دانش‌محور و مدل انتخابی برای این منظور در بخش‌های قبلی، دو اقدام محوری جهت اجرا عبارتند از:
- مستندسازی: زمانی که محصول جدیدی خریداری می‌کنیم، آن محصول و تمامی مستندات آن شامل مشخصات فنی، راهنمای نصب، استفاده و نگهداری، فیلم آموزشی، برگه‌های گارانتی و ضمانت، فهرست مراکز خدماتی و سایر اقلام مرتبط همگی درون یک بسته در اختیار ما قرار می‌گیرد. به همین ترتیب مستندات و مستندسازی یک سیستم، جزء لاینفک و جدانشدنی آن سیستم هستند، در واقع عدم مستندسازی در سیستم‌های موجود را هم به هر دلیلی از جمله کمبود وقت، بی‌توجهی، بی‌تدبیری، سوء استفاده و ... اتفاق افتاده باشد باید به حساب اشکالات ساختار فعلی گذاشت؛ در هر حال چنین اشکالی با تغییر نگرش‌ها و تغییر نظام ترفیع در ساختار جدید رفع خواهند شد. به دلیل مشکلات موجود در مستندسازی به صورت دستی، پیشنهاد می‌شود با استفاده از فناوری اطلاعات، نسبت به مستندسازی سیستم‌ها اقدام گردد.
- اصلاح ساختار اداری: ساختارهای فعلی اداری عموماً از نوع سلسله مراتبی است؛ مطالعات نشان می‌دهد که هر قدر فرهنگ یك سازمان به فرهنگ مشاركتی نزدیك‌تر باشد خلاقیت آن سازمان بالاتر است و هر قدر به فرهنگ سلسله مراتبی نزدیك‌تر باشد خلاقیت آن سازمان پایین‌تر خواهد بود (ارغوانی, 1362؟; Schlough, 2005)). در ساختار پیشنهادی، ساختارهای سلسله مراتبی و جداول پیچیده‌ی شرح مشاغل و احراز شرایط مشاغل و پست‌های سازمانی حذف و دو ساختار همگون جدید تحت سازمان نتورکینگ یا کار شبکه‌ای تعریف می‌شود:
- ساختار نقش‌ها: یک نقش عبارت است از یک عنوان یا برچسب معرف مجموعه‌ای از مهارت‌های مرتبط با هم که توسط یک شخص قابل انجام است (مثل: برنامه‌نویس، یا حسابدار). نقش شبیه عنوان شغلی یا شرح شغل است با این تفاوت که یک شخص می‌تواند به هر تعدادی که استعداد و توان کسب مهارت دارد در یک سیستم نقش ایفاء کند. نقش بعضاً دارای سطوح مهارتی است (مثل برنامه‌نویس تحت شبکه، برنامه‌نویس تحت ویندوز؛ حسابدار صنعتی و حسابدار انبار). آموزش و کسب مهارت‌ها از طریق ساختار جدید و یا سیستم آموزش انجام می‌گردد. ساختار نقش‌ها یک ساختار پایدار است و اشخاص با کسب دائمی مهارت‌های جدید و ارتقاء دانش خود از رشدی مستمر و حرکتی رو به بالا برخوردارند.
- ساختار کاری: به دلیل نیاز به انعطاف‌پذیری بالا، پیچیدگی زیاد و پویایی شدید استفاده از ساختارهای ادهوکراسی پیشنهاد می‌شود. در این ساخت سازمانی گروه‌های كاری تشكیل می‌شوند و بر حسب ضرورت مأمور انجام امور می‌شوند. در این سازمان‌ها تمایز چندانی میان صف و ستاد مشاهده نمی‌شود، بر سلسله مراتب تاكید نمی‌شود و كاركنان معمولاً به صورت تیمی فعالیت می‌كنند. ویژگی اصلی این الگوی سازماندهی، همكاری گروهی در حل مسائل و انجام كارهاست و اختیارات به كسانی تفویض می‌شود كه به كار ویژه‌ای نزدیك‌ترند. به طور كلی تفكر زیربنایی این نوع سازماندهی این است كه تنها با فراهم كردن شرایطی كه موجب بروز ابتكارها، احساس مسئولیت و همكاری كاركنان شود می‌توان از حداكثر توان افراد بهره‌مند گردید (محمدی قراسوئی, 1393). ساختار کاری یک ساختار موقتی و گذرا است و صرفاً بر اساس ساختار نقش‌ها، چگونگی تشکیل گروه‌های کاری و انجام کار را مشخص می‌کند.
تصویر یک - حرکت از ساختارهای سلسله مراتبی عصر صنعتی به ساختارهای شبکه‌ای عصر اطلاعات (Schlough, 2005)
رهنمودهای طراحی
در طرح ساختار پیشنهادی، اهداف و رهنمودهای زیر مورد نظر بوده است:
- بهبود عملکرد سازمانی
- تأمین نظام پیشنهادات فردی
- آموزش نظام‌مند و مستمر کارکنان
- رفع مهم‌ترین اشکالات نظام اداری موجود
- تعیین نظام ترفیع، استقرار فرهنگ شایسته‌سالاری
- کاهش سطوح مدیریتی و تعداد مدیران، افزایش رهبران
- تسهیل خلاقیت و نوآوری، آزادسازی پتانسیل فکری منابع انسانی
- تغییر ساختار سلسله مراتبی به ساختار (نتورکینگ یا شبکه‌ای + سلسله مراتبی)
- تأمین شرایط نوآوری و خلق فرصت‌های جدید توسط منابع انسانی به جای کاهش/استهلاک نیروهای انسانی
نتیجه
مهم‌ترین کاری که در راستای اصلاح نظام اداری باید انجام داد، تعریف نقش‌ها در هر سیستم (سازمان) به همراه مجموعه‌ی مهارت‌های لازم برای کسب هر نقش و تعیین ساختار نقش‌ها می‌باشد؛ بازتعریف نقش‌ها همچنین منجر به تغییر نظام ترفیع خواهد شد. در نظام اداری جدید ساختار سلسله مراتبی عصر صنعتی به طور کامل کنار گذاشته نمی‌شود بلکه در ساختار نقش‌ها به نوعی بازتعریف خواهد شد. هر سیستمی دارای نقش‌های منحصر به خود است و بنابراین از ساختار نقش‌ها و جدول نقش‌ها-مهارت‌های اختصاصی خودش برخوردار خواهد بود. در ادامه مثالی از چگونگی پیاده‌سازی طرح و کاربرد ساختار نقش‌ها در بخش فنآوری اطلاعات ذکر می‌شود.
منابع و مراجع
[1] Schlough, Steve. 2005. ICT in organizations. Powered by GoogleDocs. [Online] 2005. http://act.uwstout.edu/ictms/pages/syllabi/ict_info_9_08.pdf.
[2] ارغوانی, فاطمه. 1362؟. بررسی و تجزیه و تحلیل اثرات فرهنگ سازمانی بر خلاقیت سازمانی (پایان¬نامه کارشناسی ارشد). قم : مجتمع آموزش عالی قم, 1362؟.
[3] محمدی قراسوئی, ابراهیم. 1393. ادهوكراسی Adhocracy. وب¬سایت پژوهشکده باقرالعلوم. [درون خطي] 24 آبان 1393. [اتخاذ: 25 خرداد 1403.] http://pajoohe.ir/ادهوکراسی-adhocracy__a-32908.aspx. <http://www.pajoohe.com/fa/index.php?Page=definition&UID=32908>.
تعاریف
- اد هاک (ادهوکراسی) اد هاک (به انگلیسی: Ad hoc) یک اصطلاح به زبان لاتین به معنی "فقط برای این منظور" است و معمولا بیانگر رهیافت‌هایی است که برای حل یک مشکل یا وظیفه بکار برده می‌شوند و برای مقاصد دیگر قابل استفاده نیستند. <https://fa.wikipedia.org/wiki/اد_هوک>