مفاهیم تعیین اشکالات نظام اداری
استانداردسازی عناوین
عناوین اصلی عبارات تعیین‌شده توسط پرسش‌شوندگان استانداردسازی می‌شوند؛ با استانداردسازی عناوین، داده‌های یکسانی که از لحاظ گفتاری به اشکال متفاوتی بیان شده‌اند به صورت یکسان بیان می‌شوند. مثلاً سه عبارت "محیط غیرپویا"، "عدم پویایی" و "یکنواختی کار" در عامل محوری "عوامل شغلی" را می‌توان تحت عنوان واحد "یکنواختی کار" شناسایی کرد. استانداردسازی عناوین، جداول آماری دقیق‌تر و نمودارهای گرافیکی واضح‌تری به دست می‌دهد ولی حالات مختلف بیان یک مشکل را از دست می‌دهیم؛ البته امکان استفاده همزمان از عناوین استاندارد و عناوین اصلی نیز وجود دارد به این صورت که در تهیه جداول آماری و رسم نمودارها از عناوین استاندارد، و در جداول کدگذاری داده‌ها از عناوین اصلی استفاده کنیم.
مفاهیم
به دلیل حجم زیاد کدها و کمبود وقت امکان استانداردسازی تمامی عناوین وجود نداشت و ناگزیر به مفهوم‌سازی و طبقه‌بندی اشکالات در قالب مفاهیم شدم؛ به این ترتیب عناوینی مثل "بی‌انگیزگی"، "بی‌انگیزه" و "عدم وجود سیستم پرداخت تشویقی برای ایجاد انگیزه در افراد فعال" بجای این که همگی تحت عنوان استاندارد "بی‌انگیزگی" نامگذاری شوند در کنار عناوین "رابطه‌سالاری مدیران"، "سوء استفاده از اختیارات" و "مدیریت ناعادلانه" تحت مفهوم عمومی‌تر "فساد اداری" طبقه‌بندی شدند.
ایستایی و تحول‌گریزی
زمانی که موجودیتی مثل فرد یا سازمان تحول‌گرا یا تحول‌پذیر نباشد و یا ایستایی را ضدارزش نداند از نظر مفهومی تحت طبقه‌بندی ایستایی و تحول‌گریزی توصیف می‌شود. ایستایی و تحول‌گریزی در توصیف ابعاد مختلف موجودیت مثل روش‌های انجام کار، تنوع محصول و خدمات، و استفاده از فنآوری‌های نوین به کار می‌رود.
تعارض
در زبان فارسی، تعارض به معنای متعرض و مزاحم یکدیگر شدن، باهم خلاف کردن و اختلاف داشتن معنی شده است.
- تعریف اول: تعارض فرآیندی است که در آن، یک شخص به طور عمدی می‌کوشد تا به گونه‌ای بازدارنده سبب ناکامی شخص دیگری در رسیدن به علایق و اهدافش گردد. در این تعریف، مفاهیم ادراک یا آگاهی (Perception)، مخالفت (Opposition)، کمیابی (Scarcity) و بازدارندگی (Blockage) نشاندهنده ماهیت تعارض هستند. سایر وجوه مشترک تعریف‌های واژه تعارض عبارت از مخالفت، نزاع، کشمکش، پرخاشگری و آشوب است.
- تعریف دوم: عدم توافق بین افراد یا گروه‌ها در داخل سازمان كه از نیاز به شراكت در منابع محدود، یا درگیر شدن در فعالیت‌های به هم وابسته، یا از تفاوت در وضعیت، آرمان‌ها و فرهنگ‌ها سرچشمه می‌گیرد.
آنچه که تعارض را ایجاد می‌کند، وجود نظرات مختلف و سپس ناسازگاری یا ضد و نقیض بودن آن نظریات است.
تنوع (ناهمگونی)
تنوع (ناهمگونی) به معنای گوناگونی و تفاوت می‌باشد.
- تنوع پرسنل: وجود افراد متفاوت از هر نظر مثل سن، تخصص، فرهنگ، رده سازمانی که در یک واحد کار می‌کنند.
- تنوع سازمانی: به معنای وجود تفاوت در جایگاه و امتیازات اکتسابی، و برخورد مدیریتی بین واحدهای متمایز سازمانی است که در راستای یک هدف واحد فعالیت می‌کنند.
توسعه انسانی
بحث توسعه انسانی متفاوت از بحث توسعه منابع انسانی است؛ توسعه منابع انسانی به معنای توانمندسازی افراد است. توسعه انسانی از سه بعد بررسی می‌شود:
- توزیع درآمد: به معنای فاصله‌ی بین پرداخت‌هاست، چگونه و چقدر پرداخت کردن‌ها و این که چقدر این پرداخت‌ها معنادار است، معیارها و شاخص‌های پرداخت مشخص است. در یک سازمان سالم فاصله پرداخت‌ها علیرغم این که ضروری است باید معنادار باشد تا باعث احساس تبعیض و محرومیت نشود.
- سطح سواد: میزان فرصت‌های آموزش و یادگیری برای کارکنان و چگونگی توزیع آن در سطح سازمان. در یک سازمان سالم توزیع فرصت‌ها متناسب با نیاز و بر اساس نیازسنجی است و این طور نیست که دوره‌های خاصی را مدیران ارشد ببینند و دوره‌های محدودی را سایر کارکنان، بلکه همه باید فرصت کسب و ارتقای علم و دانش و کارایی موردنیازشان را داشته باشند.
- طول عمر زندگی: به معنای امید به زندگی، امید به آینده و همچنین کیفیت زندگی کاری، و تعادل بین کار و زندگی است.
تعلق و وفاداری سازمانی
تعلق (تعهد) نوعی وابستگی عاطفی و روانی است كه فرد و سازمان را به یكدیگر پیوند می‌دهد. به طور كلی تعلق سازمانی را در سه ویژگی زیر می‌توان خلاصه كرد:
- اعتقاد قوی فرد نسبت به سازمان و پذیرش اهداف سازمانی
- تلاش فراوان و مشتاقانه در جهت دستیابی به اهداف سازمان
- میل كامل فرد به باقی ماندن در سازمان
تعلق سازمانی باعث می‌شود کارکنان برای نیل به اهداف فردی و سازمانی از هیچ کوششی دریغ نکنند. احساس تعلق و وابستگی به سازمان، مانند احساس پیوند و یگانگی با اعضای خانواده یا تیم است. تعلق و وفاداری سازمانی یک بحث دو طرفه بین فرد و سازمان (نه فقط تعلق فرد به سازمان) است؛ میزان احساس تعلق فرد به سازمان مشروط به احساس او از تعلق و وفاداری سازمان به فرد است.
شفافیت
به معنای مشخص و بدون ابهام بودن انتظارات افراد از محیط کار و انتظارات محیط کار از افراد از ابعاد مختلف مثل وظیفه‌ای، اخلاقی و مهارت‌های فنی مورد نیاز است.
شرایط کاری
مربوط است به شرایط محیط کار هم از بعد فیزیکی و هم از بعد روانی و اثرات آن بر سلامتی، آرامش، بهداشت و زیبایی محیط کار از جنبه‌ی کیفیت محیط کار و ارگونومی آن.
فساد اداری
به اقداماتی اطلاق می‌شود که ناشی از بکارگیری قدرت و توان سازمان‌های دولتی و یا وابسته به دولت برای کسب منافع مالی فردی و یا گروهی است. فساد اداری عموماً در اشکال رشوه، خویشاوندگماری، پارتی‌بازی و تعارض منافع روی می‌دهد. از جمله مظاهر آن نقص قوانین، مقررات و قواعد اداری؛ تعبیر و تفسیر سوء قوانین و مقررات؛ خودبزرگ‌بینی مقامات؛ کارشکنی، کم‌کاری، کند یا تند کاری، بی تفاوتی و اهمال در انجام خواسته‌های مراجعین و مردم؛ تبعیض در اجرای خدمت با توسل به تعلق‌های مختلف می‌باشد. برخی از عوامل زمینه‌ساز فساد عبارتند از: عدم تطبیق قانون، خلاء مدیریت، عدم مجازات و مکافات، ناکارآمدبودن ارگان‌های عدلی و قضایی، سطح پائین مشارکت مردم، تأثیر اندک رسانه‌ها، کمبود پاسخگویی، شفافیت، خودکنترلی، و سیستم‌های غلط آموزشی.
اطلاعات بیشتر: <https://fa.wikipedia.org/wiki/فساد_اداری>
فرهنگ
تعاریف زیادی در مورد این مفهوم ارائه شده است:
- اگر جسم را سخت‌افزار یک موجود زنده بدانیم، فرهنگ برابر نرم‌افزار آن تعریف می‌شود (تعریف مختار).
- فرهنگ برابر مجموع افکار و تجربه‌های انباشته‌شده‌ی پیشین است که ملکه‌ی ذهن شده و راهبر و هدایتگر افکار و تجربه‌های پیش رو است (تعریف مختار).
- فرهنگ مجموعه‌ای از باورها و رفتارهای گروه‌های انسانی است؛ مجموعه ای از گرایش‌ها، ارزش‌ها، اهداف و اعمال مشترک که یک نهاد، سازمان و گروه را مشخص و تعریف می‌کند. اطلاعات بیشتر: <https://fa.wikipedia.org/wiki/فرهنگ>
هنجار
هنجار، یک مفهوم اخلاقی، یا مجموعه‌ای از بایدها و نبایدها است. همچنین هنجار به همان مفهوم فرهنگ در یک جمع یا اجتماع کوچک‌تر هم معنا می‌شود.
در دانش جامعه‌شناسی به یک الگوی رفتاری گفته می‌شود که روابط و کنش‌های اجتماعی را تنظیم می‌کند، اکثریت جامعه خود را به آن پایبند می‌دانند و در صورتی که شخصی آن را رعایت نکند، جامعه او را مجازات می‌کند.
اطلاعات بیشتر: <https://fa.wikipedia.org/wiki/هنجار_اجتماعی>
اد هاک (ادهوکراسی)
اد هاک (به انگلیسی: Ad hoc) یک اصطلاح به زبان لاتین به معنی "فقط برای این منظور" است و معمولا بیانگر رهیافت‌هایی است که برای حل یک مشکل یا وظیفه بکار برده می‌شوند و برای مقاصد دیگر قابل استفاده نیستند. مطالعه بیشتر: <https://fa.wikipedia.org/wiki/اد_هوک> و <http://en.wikipedia.org/wiki/Ad_hoc>