بسیاری از قوانین و مقررات در حال حاضر مشخص نیست به چه دلیلی ایجاد شده‌اند و آیا لزومی به حفظ و نگه‌داری آن‌ها هست؟ یا باید آن‌ها را تغیر داد و به روز کرد؛ دلیل وجود این اشکال این است که تصمیمات گرفته شده و قوانین ایجاد شده مستند نیستند و در نتیجه به مرور زمان ابهام ایجاد می‌کنند و باعث می‌شوند افراد بعدی دوباره‌کاری کنند و معلوم هم نیست که دفعات بعد جامع‌تر و کامل‌تر از اولین دوره قانون‌گذاری و تصمیم‌گیری مورد تحقیق و بررسی قرار گیرند.
هم‌چنین شرط لازم برای مکانیزه کردن و اتوماسیون سیستم‌های اداری و کاری، وجود داده‌ها و اطلاعات طبقه‌بندی شده در مورد آن سیستم و نحوه کارکرد آن است. از سوی دیگر کارمندان هیچ‌گاه اقدام به مستندسازی کار خود نمی‌کنند به دلیل این که فوت آخر را برای خودشان نگه دارند و کار خود را به صورت انحصاری برای خود حفظ کنند (کسی جای‌گزین آن‌ها نباشد و دست آن‌ها در مقابل مدیران ادارات خالی نباشد).
اما بسیاری از کارها که به صورت تخصصی انجام می‌شود به مرور زمان تبدیل به کاری می‌شود که توسط عموم قابل انجام است مثل سرماخوردگی که مردم زمانی به پزشک مراجعه می‌کردند اما الان همه خود می‌دانند چه کار کنند، یا نصب کامپیوتر و برنامه‌های نرم‌افزاری که الان عموم مردم از عهده انجام آن بر می‌آیند. مرحله جمع‌آوری داده‌ها هم چنین وضعیتی دارد و لازم نیست حتماً توسط مهندس نرم‌افزار انجام شود، کافی است افراد آموزش داده شوند سپس به کمک متخصصین می‌توانند خود کار مستندسازی را انجام دهند. دلیل پیشرفت تخصص‌های گوناگون هم همین مطلب است که مطالب تخصصی به مرور زمان تبدیل به مطالب قابل فهم برای عموم می‌شوند (انتقال لایه به لایهء اطلاعات از متخصصین به عموم) و متخصصین خواسته یا ناخواسته به سمت کارهای پیش‌رفته‌تر و تخصصی‌تر سوق داده می‌شوند.
مستندسازی دانش، قوانین و رویه‌ها یکی از ارکان سه گانه‌ی مدیریت دانش و راهبرد ایجاد سازمان‌های دانش‌محور می‌باشد.
برای نمایش یک فهرست جامع از صفحه‌ها و بخش‌هایی که بر اساس هر یک از برچسب‌های زیر طبقه‌بندی شده‌اند، بر روی عنوان آن برچسب کلیک کنید؛ یا برای کمک به بهبود طبقه‌بندی محتوا، برچسبی برای این صفحه اضافه کنید.