به روال ثبت دانسته‌ها با استفاده از هر ابزار قابل مبادله (مثل متن، ویدئو، صدا، تصویر و یا ترکیب آنها) مستندسازی گفته می‌شود. از مستندسازی با مفهوم مستندسازی نرم‌افزاری برای توصیف ساختار و اجزاء و عملکرد یک سیستم یا برنامه، عملکرد آن و چگونگی استفاده از آن استفاده می‌شود.
سند، فرآورده یا محصولی است که به صورت ماژولار و برای مقاصد خاص، برای مخاطبین خاص و برای کاربردهای خاص طراحی و ایجاد شده است. [1]
عبارت مستندسازی شامل هر دو مفهوم رکورد و سند می‌باشد. رکوردها اطلاعات ثبت شده‌ایست که صرف نظر از رسانه و ویژگی‌ها، دریافت شده توسط یک سازمان یا ساخته شده توسط خودش برای عملکرد آن سازمان مفید و لازم هستند. رکوردها همچنین اطلاعات به دست آمده و قابل تولید مجدد است که برای هدایت امور کاری مورد نیاز است. اسناد از سوی دیگر، نشان دهنده رویه‌ها و روال‌ها، سیاست‌ها و مقررات یا دستورالعمل‌های نوشته شده یا ترسیم شده سازمان هستند. اسناد نشان دهنده برنامه‌های طرح ریزی شده سازمان و چگونگی اجرای آن به اضافه دستورالعمل‌های به کارمندان سازمان جهت اجرای وظایفشان است.
بر خلاف رکوردها، اسناد هر چیزی قبل از خود آن چیز وجود دارند؛ آنها ارائه کننده‌ی خطوط راهنما، توصیفات و دستورالعمل‌های چگونگی عملکرد می‌باشند. رکوردها محتوی اطلاعات در مورد یک فعالیت هستند و بنابراین تا زمانی که خود آن فعالیت اجرا نشود وجود ندارند. اسناد شامل دستورالعمل‌های کیفیت، مشخصات و ویژگی‌های مواد خام اولیه و رویه‌هایی در مورد موضوعاتی همچون بازرسی داخلی کیفیت، بازاریابی و فروش، کنترل کیفیت، مدیریت ضایعات خطرناک، کنترل اسناد و غیره می‌باشند. [2]
معمولاً پیشنهاد می‌شود به همراه مستندات از نرم‌افزاری استفاده شود كه روابط بین مستندات در آن ثبت شده باشد و زمانی كه تغییراتی در هریك از مستندات داده می‌شود، مستندات وابسته دیگر كه باید بهنگام شوند در آن مشخص گردد. بنابراین به نظر می‌رسد كه می‌توان تمام مستندات را به صورت مستندسازی حین كار طراحی كرد و با طراحی آنها به صورت سیستم فرامتن، ساختاری جامع ایجاد كرد تا بتوان با انتخاب كلمات كلیدی، توضیحات هر بخش را مشاهده كرد و ارتباط بین مستندات را به سادگی فراهم آورد.
برای نمایش یک فهرست جامع از صفحه‌ها و بخش‌هایی که بر اساس هر یک از برچسب‌های زیر طبقه‌بندی شده‌اند، بر روی عنوان آن برچسب کلیک کنید؛ یا برای کمک به بهبود طبقه‌بندی محتوا، برچسبی برای این صفحه اضافه کنید.