اهداف و برنامه‌ها

مزایای مستندسازی


در مدت اجرای پروژه، وقایع و رویدادها، ابتکارها، خلا‌قیت‌ها،تنگنا‌ها و مشکلا‌ت فنی و حقوقی و اجرایی و مالی اتفاق می‌افتد و برای هریک راه ‌حل‌ها و تدابیری اتخاذ می‌شود. چنان چه این تدابیر مستند شوند کمک مؤثری به پرهیز از دوباره کاری و تجربه‌گرایی در اجرای طرح‌ها و پروژه‌ها می‌شود. مهم‌ترین مزایایی که می‌توان برای مستندسازی برشمرد به شرح زیر است:

  • شفاف‌سازی و بیان دقیق ایده‌ها و رویه‌ها و تحکیم آنها
    • برای طراحان و
    • برای دیگران
  • ثبت اطلاعات پروژه؛ نگهداری سوابق در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیت‌های گذشته
    • برای اصلاحات و تطابق بیشتر
    • برای رفع اشکالات
    • برای جلوگیری از پراکندگی و پرهیز از تکرار غیر لازم کارها
  • افزایش بهره‌وری شما (نویسنده مستندات)
  • استفاده از مستندات به عنوان مرجع
  • مشارکت در گسترش داده‌ها و منابع موجود حول یک موضوع
  • افزایش دقت (اهمیت دقت):
    • وضعیت شلوغ و درهم و برهم و نبود دقت هر چیزی را نابود می‌کند
    • سردرگمی و ابهام در واحدها و سنجه‌ها باعث نابودی سفینه مریخ پیما شد
      • مهندسان ناسا فکر می‌کردند با واحدهای متریک یا نیوتن بر ثانیه سر و کار دارند
      • تیم سازنده تجهیزات از واحد انگلیسی پوند بر ثانیه استفاده کرده بودند
      • اختلاف محاسبات، فضاپیما را در فاصله 60 مایلی هدف قرار داد و برای همیشه نابود کرد [1]
       
  • قادر ساختن افراد به بررسی و كنترل كیفیت برنامه‌های اجرا شده
  • حفظ منابع اطلا‌عاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه: منابع اطلا‌عاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند چنانچه در هر مرحله مستند‌سازی شوند ازدوباره کاری جلوگیری می‌کنند و باعث تکمیل آمار واطلا‌عات دوره بعد می‌شوند.
  • تطابق هزینه‌های حقیقی با هزینه‌های برآوردی: عدم تطبیق هزینه‌های برآوردی با هزینه‌های واقعی یکی از مسایل مبتلا‌ به اجرای پروژه‌ها به شمار می‌آید. مستندسازی علل این امر می‌تواند منجر به اتخاذ تصمیمی صحیح برای سایر پروژه‌ها شود.
  • آشکار کردن نقص‌ها و نیاز‌های آماری و اطلا‌عاتی: همواره آمار و اطلا‌عات یکی از نیاز‌های اساسی هر پروژه و طرح به شمار می‌آید و اغلب کمبود آمار و اطلا‌عات موضوعی دست‌اندرکاران مطالعه و اجرای پروژه‌ها را با مشکل روبه‌رو کرده است. با مستندسازی نقص‌های اطلا‌عاتی و آماری و جمع‌بندی آنها درنظام برنامه‌ریزی سازمان می‌توان به صورت نهادینه این مشکل را حل کرد.
  • مستندکردن مشکلا‌ت و تنگناها: برنامه‌ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است، یک امر اجتناب‌ناپذیر محسوب می‌شود و در این بخش مستندکردن مشکلا‌ت و تنگناها و راه‌حل‌های اتخاذ شده در برون رفت از آنها، از جایگاه خاصی برخوردار است.
  •  هر یك از افراد/گروه‌ها می‌تواند پاسخگوی مجموعه فعالیت خود باشد
  • بررسی موارد استثناء یا عدم یكنواختی آسان می‌شود [1] و [2].
  • انجام مرحله جمع‌آوری داده‌ها و آماده‌سازی سیستم‌ها برای اتوماسیون و در نتیجه صرفه‌جویی هنگفت در زمان و هزینه‌های مادی
  • انتقال لایه لایه‌ی اطلاعات بین همکاران سازمانی،  افزایش سطح آگاهی و تخصص کارمندان
  • تحرک بخشیدن به کارمندان و ایجاد انگیزه در آنان جهت بهینه‌سازی کارها
  • افزایش کار مفید کارمندان و در نتیجه افزایش بهره‌وری ایشان
  • تأمین امکان نظارت جمعی بر اجرای قوانین و رویه‌ها [3]

مشکلات ناشی از عدم مستندسازی

  • عدم تجربه‌اندوزی و استفاده از تجارب دیگران؛ در نتیجه عدم ایجاد ارزش افزوده
  • عدم بهینه‌سازی کارها و پیش‌رفت در امور
  • عدم به روزرسانی قوانین و رویه‌ها و در نتیجه قدیمی و از رده خارج شدن‌شان 
  • ایجاد روحیه انحصارطلبی و گسترش این روحیه
  • پاسخ‌گو نبودن مسئولین اجرایی[3]

مراجع

  1. Writing 6.111 Papers
    Leslie C. Perelman
    28 February, 2001
    Massachusetts Institute of Technology (MIT)
  2. روند مستندسازی
    سازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران
  3. مستندسازی قوانین و رویه‌ها : اهداف و برنامه‌‏ها (امور اداری و قضایی، اصلاح نظام اداری)


طبقه‌بندی محتوا و فهرست برچسب‌های صفحه

برای نمایش یک فهرست جامع از صفحه‌ها و بخش‌هایی که بر اساس هر یک از برچسب‌های زیر طبقه‌بندی شده‌اند، بر روی عنوان آن برچسب کلیک کنید؛ یا برای کمک به بهبود طبقه‌بندی محتوا، برچسبی برای این صفحه اضافه کنید.

  • بازگشت به بالا
DNN