هنگامی كه مستندات بصورت كاغذی تهیه می‌گردند مسائل و مشكلاتی در بر خواهند داشت كه ممكن است باعث كاهش كارایی آنها گردد. این مسائل و مشكلات بصورت خلاصه عبارتند از:
نكته مهمی كه باید در طول حیات یك نرم‌افزار در نظر داشت این است كه هنگامی كه تغییراتی در سیستم ایجاد می‌شود تمام مستندات مربوط به آن باید بهنگام گردد تا باز هم از طریق سازگاری مستندات با نرم‌افزار، كارایی لازم در استفاده از نرم‌افزار وجود داشته باشد. معمولاً پیشنهاد می‌شود به همراه مستندات از نرم‌افزاری استفاده شود كه روابط بین مستندات در آن ثبت شده باشد و زمانی كه تغییراتی در هریك از مستندات داده می‌شود، مستندات وابسته دیگر كه باید بهنگام شوند در آن مشخص گردد. بنابراین به نظر می‌رسد كه می‌توان تمام مستندات را به صورت مستندسازی حین كار طراحی كرد و با طراحی آنها به صورت سیستم فرامتن، ساختاری جامع ایجاد كرد تا بتوان با انتخاب كلمات كلیدی، توضیحات هر بخش را مشاهده كرد و ارتباط بین مستندات را به سادگی فراهم آورد. مثلاً بتوان با مشاهده فرآیندی در طراحی تفضیلی مستندات نیاز به آن فرآیند را در سند نیازهای نرم‌افزار مشاهده كرد. مسلماً این روش مزایای بسیاری را در بر خواهد داشت از جمله:
به منظور حفظ سادگی و مطابقت عملکرد با اهداف سیستم و حرکت به سمت سیستم‌های دانش محور، ساختار ویکی به عنوان ساختار اصلی سیستم مستندسازی انتخاب شده است. يك ويكی مجموعه صفحات وبی‌ست كه به هر كسی اين اجازه را می‌دهد تا در تهيه‌ی محتوايش مشاركت كند - يا دست‌كم هر كسی كه به نرم‌افزار سرويس‌دهنده ويكی دسترسی دارد. ويكی‌ها با واسط كاربری نسبتا ساده‌ای امكان توليد فرامتن و استفاده از زبان‌های نشانه‌گذاری را فراهم می‌آورند و اغلب برای ايجاد پایگاه‌های وب گروهی و ارتقای پایگاه‌های اجتماعی و تحقق مديريت دانش به كار برده می‌شوند. برای مثال، دانش‌نامه‌ی مشاركتی ويكی‌پديا به‌ترين نمونه‌ی شناخته‌شده‌ی ويكی‌‌هاست. پيش‌نهاد شده است تا «ويكی» را سرنام كلمات جمله‌يی بگذاريم به معنی «آن‌چه می‌دانم اين است» (What I Know Is). برای اطلاع از چگونگی کار با ویکی و ثبت اطلاعات در آن، زمانی که در مد ویرایش هستید روی پیوند راهنمای درج متن ویکی کلیک کنید.
مطالب تکمیلی مرتبط با مستندات و چگونگی مستندسازی را در بخش مستندسازی مطالعه کنید.
برای نمایش یک فهرست جامع از صفحه‌ها و بخش‌هایی که بر اساس هر یک از برچسب‌های زیر طبقه‌بندی شده‌اند، بر روی عنوان آن برچسب کلیک کنید؛ یا برای کمک به بهبود طبقه‌بندی محتوا، برچسبی برای این صفحه اضافه کنید.