راهکار : ساختار سازمانی شبکه‌ای (چندبعدی یا لایه‌ای)

در قسمت‌های قبل، اشکالات ساختار فعلی و الزامات دوره کنونی بیان شدند. در ادامه، نمای شماتیک ساختار پیشنهادی و ویژگی‌های آن مشخص می‌شود.

طبق راهبرد مطرح شده در ایجاد سازمان‌های دانش‌محور، دو اقدام محوری جهت اجرا عبارتند از:

1. مستندسازی: زمانی که محصول جدیدی خریداری می‌کنیم، آن محصول و تمامی مستندات آن شامل مشخصات فنی، راهنمای نصب، استفاده و نگهداری، فیلم آموزشی، برگه‌های گارانتی و ضمانت، فهرست مراکز خدماتی و سایر اقلام مرتبط همگی درون یک بسته در اختیار ما قرار می‌گیرد؛ به همین ترتیب مستندات و مستندسازی یک سیستم، جزء لاینفک و جدانشدنی آن سیستم هستند، در واقع عدم مستندسازی در سیستم‌های موجود را هم به هر دلیلی از جمله کمبود وقت، بی‌توجهی، بی‌تدبیری، سوء استفاده و ... اتفاق افتاده باشد باید به حساب اشکالات ساختار فعلی گذاشت؛ در هر حال چنین اشکالی با تغییر نگرش‌ها و تغییر نظام ترفیع در ساختار جدید رفع خواهند شد. به دلیل مشکلات موجود در مستندسازی به صورت دستی، پیشنهاد می‌شود با استفاده از فناوری اطلاعات، سیستم مستندسازی سیستم‌ها ایجاد گردد ‏[4] .
2. اصلاح ساختار اداری: ساختارهای فعلی اداری عموماً از نوع سلسله مراتبی است؛ مطالعات نشان می‌دهد که هر قدر فرهنگ یك سازمان به فرهنگ مشاركتی نزدیك‌تر باشد خلاقیت آن سازمان بالاتر است و هر قدر به فرهنگ سلسله مراتبی نزدیك‌تر باشد خلاقیت آن سازمان پایین‌تر خواهد بود ‏[3] و [17] . در ساختار پیشنهادی، ساختارهای سلسله مراتبی و جداول پیچیده‌ی شرح مشاغل و احراز شرایط مشاغل و پست‌های سازمانی حذف و دو ساختار همگون  جدید تحت سازمان نتورکینگ یا کار شبکه‌ای تعریف می‌شود:
   • ساختار نقش‌ها: یک نقش عبارت است از یک عنوان یا برچسب معرف مجموعه‌ای از مهارت‌های مرتبط با هم که توسط یک شخص قابل انجام است (مثل: برنامه‌نویس، یا حسابدار). نقش شبیه عنوان شغلی یا شرح شغل است با این تفاوت که یک شخص می‌تواند به هر تعدادی که استعداد و توان کسب مهارت دارد در یک سیستم نقش ایفاء کند. نقش بعضاً دارای سطوح مهارتی است (مثل برنامه‌نویس تحت شبکه، برنامه‌نویس تحت ویندوز؛ حسابدار صنعتی و حسابدار انبار). آموزش و کسب مهارت‌ها از طریق ساختار جدید و یا سیستم آموزش انجام می‌گردد. ساختار نقش‌ها یک ساختار پایدار است و اشخاص با کسب دائمی مهارت‌های جدید و ارتقاء دانش خود از رشدی مستمر و حرکتی رو به بالا برخوردارند.
   • ساختار کاری: به دلیل نیاز به انعطاف‌پذیری بالا، پیچیدگی زیاد و پویایی شدید استفاده از ساختارهای ادهوکراسی پیشنهاد می‌شود. در این ساخت سازمانی گروه‌های كاری تشكیل می‌شوند و بر حسب ضرورت مأمور انجام امور می‌شوند. در این سازمان‌ها تمایز چندانی میان صف و ستاد مشاهده نمی‌شود، بر سلسله مراتب تاكید نمی‌شود و كاركنان معمولاً به صورت تیمی فعالیت می‌كنند. ویژگی اصلی این الگوی سازماندهی، همكاری گروهی در حل مسائل و انجام كارهاست و اختیارات به كسانی تفویض می‌شود كه به كار ویژه‌ای نزدیك‌ترند. به طور كلی تفكر زیربنایی این نوع سازمان‌دهی این است كه تنها با فراهم كردن شرایطی كه موجب بروز ابتكارها، احساس مسئولیت و همكاری كاركنان شود می‌توان از حداكثر توان افراد بهره‌مند گردید ‏[14] . ساختار کاری یک ساختار موقتی و گذراست و صرفاً بر اساس ساختار نقش‌ها، چگونگی تشکیل گروه‌های کاری و انجام کار را مشخص می‌کند.

تصویر یک - حرکت از ساختارهای سلسله مراتبی عصر صنعتی به ساختارهای شبکه‌ای عصر اطلاعات ‏[17]

نتیجه

مهم‌ترین کاری که در راستای اصلاح نظام اداری باید انجام داد، تعریف نقش‌ها در هر سیستم (سازمان) به همراه مجموعه‌ی مهارت‌های لازم برای کسب هر نقش و تعیین ساختار نقش‌ها می‌باشد؛ بازتعریف نقش‌ها همچنین منجر به تغییر نظام ترفیع خواهد شد. در نظام اداری جدید ساختار سلسله مراتبی عصر صنعتی به طور کامل کنار گذاشته نمی‌شود بلکه در ساختار نقش‌ها به نوعی بازتعریف خواهد شد. هر سیستمی دارای نقش‌های منحصر به خود است و بنابراین از ساختار نقش‌ها و جدول نقش‌ها-مهارت‌های اختصاصی خودش برخوردار خواهد بود. در زیر مثال‌هایی از ساختار نقش‌ها در بخش فنآوری اطلاعات ذکر می‌شود:

جدول یک - نقش‌ها و مهارت‌ها

 
تصویر دو - نمایش شبکه‌ی نقش‌ها 

 
تصویر سه – نمایش عملکرد پویای بخش انفورماتیک سازمان در ساختار پیشنهادی: فردی از یک نقش می‌تواند با فراخوانی افرادی از نقش‌های پایین‌تر از خود، یک گروه کاری تشکیل دهد. هر فردی می‌تواند پس از اجرای نقشش، در گروه دیگری ایفای نقش کند.

تاریخچه و سیر تکاملی

تاریخچه و سیر تکاملی ساختارهای سازمانی

	نهاد، ساختار یا سازمان جدید با بروز یک نیاز جدید، رفع یک مشکل و یا تعیین یک هدف جدید توسط عده‌ای از خبرگان و متخصصین مرتبط با آن نیاز، مشکل یا هدف ایجاد و سازماندهی می‌شود. ابتدا عموم فعالیت‌ها به طور سنتی با كاغذ، تلفن و فكس انجام می‌شود كه بسیار ناكارآمد، پرهزینه، كند و پرخطاست؛
	بنابراین استفاده از كامپیوتر در كسب و كار آغاز می‌شود. با افزایش حجم فعالیت‌ها و کارها، سازوکارهای سنتی و دستی به هیچ وجه پاسخ‌گوی نیازمندی‌های جدید نیستند و به این ترتیب سازمان مجبور به استفاده هر چه بیشتر از نرم‌افزارها و برنامه‌های کاربردی متنوع‌تر و جدیدتر می‌شود.
	همین طور که می‌بینیم سازمان‌ها برای ارائه‌ی مؤثر خدمات و عقب نماندن از قافله‌ی رقیبان و  حفظ مزیت رقابتی خود، مجبور هستند فناوری‌های نوین را به کار گیرند تا به این ترتیب فرصت لازم برای تمرکز هر چه بیشتر بر روی اهداف اصلی خود را به دست آورند؛
	به همین ترتیب، این سازمان‌ها در نهایت ناگزیر به یکپارچگی کامل با فناوری اطلاعات و ارتباطات خواهند شد. فناوری اطلاعات  و ارتباطات بدون شك تحولات گسترده‌ای را در تمامی عرصه‌های اجتماعی و اقتصادی بشریت به دنبال داشته و تاثیر آن بر جوامع بشری به گونه‌ایست كه جهان امروز به سرعت در حال تبدیل شدن به یك جامعه اطلاعاتی است؛ جامعه‌ای كه در آن دانایی و میزان دسترسی و استفاده مفید از دانش، دارای نقشی محوری و تعیین كننده است.
با گذشت زمان و تغییر نیازمندی‌ها در آینده شاهد دخالت ابعاد دیگری از فنآوری‌ها در کار توسعه‌ی هر سیستم خواهیم بود.	ساختار (معماری) لایه‌ای و شباهت آن با نمونه‌های طبیعی (حلزون) در تکامل و توسعه‌ی تدریجی یک سیستم
ایجاد ابعاد جدید در یک سیستم نه تنها موجب کاهش نقش یک بعد موجود و یا کاهش نیروها در آن بعد نمی‌شود، بلکه فضای عمل آن را گسترش داده و نیاز به استخدام نیروهای (تخصصی) بیشتری در آن بعد ایجاد می‌کند.	ساختار لایه‌ای در طبیعت: پیدایش شاخه‌های جدید باعث توسعه و گسترش ساختار کلی و رشد و تقویت شاخه‌های قبلی می‌شود.
	تصویر از: سایت گسترش سیستمهای اطلاعات پروژه در ایران (ساپ ایران)
ساختار لایه‌ای در فناوری اطلاعات: انشعابات جدید عامل پیشرفت از سیستم‌های یک‌تکه‌ی اولیه به سیستم‌های شبکه‌ای و تحت وب امروزی و پیدایش تخصص‌های جدید.	روند تکاملی فنآوری اطلاعات – ساختار لایه‌ای در صنعت نرم‌افزار: ایجاد لایه‌های جدید و پیدایش فعالیت‌های تخصصی منجر به توسعه و پیشرفت سریع نرم‌افزار گردید.
زایش گلبرگ‌ها و انشعابات جدید ضامن رشد و تکامل گل شهرت و عظمت گردباد ناشی از تشکیل ابعاد و جذب نیروهای جدید ساختار لایه‌ای و لایتناهی کیهان؛ منظومه شمسی با همه عظمتش در این ساختار یک ذره‌ی غیر قابل مشاهده است

رهنمودهای طراحی

 در طرح ساختار پیشنهادی موارد زیر مورد نظر بوده است:

• بهبود عملکرد سازمانی
• آموزش نظام‌مند و مستمر کارکنان
• حذف اشکالات عمده‌ی ساختار موجود
• تعیین نظام ترفیع، استقرار فرهنگ شایسته‌سالاری
• کاهش سطوح مدیریتی و تعداد مدیران، افزایش رهبران
• تغییر ساختار سلسله مراتبی به ساختار (شبکه‌ای + سلسله مراتبی)
• تسهیل خلاقیت و نوآوری، آزادسازی پتانسیل فکری منابع انسانی
• تأمین نظام پیشنهادات فردی
• خلق فرصت‌های جدید به جای کاهش / انباشت نیروها

فهرست مطالب این بخش

• مقدمه‌ای بر تثبیت مدیریت‌ها، پویایی مدیران
• اشکالات و اصلاحات نظام اداری
• راهبرد: ایجاد سازمان‌های دانش‌محور
• * راهکار: ساختار سازمانی شبکه‌ای (چندبُعدی، یا لایه‌ای)
• ویژگی‌های طرح تثبیت مدیریت‌ها، پویایی مدیران
• منابع و مراجع تثبیت مدیریت‌ها، پویایی مدیران
• فرهنگ لغات اصلاح سیستم اداری
• بازگشت به فهرست تثبیت مدیریت‌ها، پویایی مدیران