چرا ما کارهایمان را مکتوب نمی‌کنیم؟ ما زیاد به نوشتن عادت نداریم، مثلاً کارهای زیادی انجام می‌دهیم ولی آخرش اگر از ما بپرسند چه کاری کردید چیز زیادی برای نشان دادن نداریم. همیشه هم این سوال برای ما مطرح است که آخر گیر کار کجاست؟ چطور خارجی‌ها این همه وقت و انرژی را برای نوشتن کارهایشان اختصاص می‌دهند، ولی ما علیرغم این همه غرزدن باز فردا دوباره میریم سر همان سیستمی که بودیم؟ [1]
با مرور خاطرات محققان و استادان قدیمی دانشگاه و برنامه‌ریزان متوجه می‌شویم كه چند دهه پیش، هنگامی كه دانشگاه به مفهوم نوین خود در ایران شكل می‌گرفت و برنامه‌های توسعه كشور مراحل اولیه خود را می‌گذراند، مشكل اولیه و مهم در كشور ما مساله نبود مستندات علمی و بی‌نظمی در نگهداری آمار دانسته‌ها و یافته‌های قبلی بوده است. همه می‌دانیم كه چنین دانسته‌هایی از مبانی مطالعات و پژوهشهای علمی است. متاسفانه امروز هم همین مشكل برقرار است. با افزایش حجم و میزان و كیفیت مطالعات انتظار می‌رود كه روش‌های استاندارد در مستندسازی و نظم بخشیدن به آرشیوهای علمی مورد استفاده قرار گیرد. با تأسف این مشكل همچنان مانع تهیه نقشه علمی در بخش‌های مختلف توسعه‌ای كشور به صورت واقع بینانه است. اگر می‌خواهیم به توسعه دانش، فنآوری و كارآفرینی بر مبنای دانش و آگاهی علمی بپردازیم باید بدانیم كه گام اول تهیه مستندات دقیق و قوی علمی است، در غیر این صورت میزان زیادی از تلاش‌های محققان ما بدون ارجاع بعدی می‌ماند و امكان نقد شدن نیز نخواهد داشت؛ همیشه باید از صفر یا جائی نزدیك به آن شروع كنیم. [2]
توسعه علم و تكنولوژی پنج قانون دارد كه یكی از آنها مستندسازی است. مستندسازی همان مكتوب كردن یافته‌ها و دانسته‌ها به روش استاندارد است. دانش (خواه علمی و خواه تكنولوژیك) تا وقتی كه مستند نشده است، فقط در ذهن خالق و یا صاحب آن جای دارد. چنین دانشی را كه اصطلاحاً " دانش ضمنی " می‌نامند نمی‌توان با سهولت به دیگران منتقل نمود و بخصوص نمی‌توان آن را به طور رسمی خرید و فروش یا درخواست و ارائه كرد. مكتوب‌سازی ابزاری است كه دانش ضمنی را به دانش صریح و قابل انتقال تبدیل می‌كند. این دانش، ارزش تجاری هم دارد. [3]
باید توجه داشت كه برای اعمال مدیریت مؤثر در روند تولید یك محصول، لازم است فرآیند تولید كاملاً قابل رویت باشد اما به دلیل آن كه فرآیند تولید نرم‌افزار نامحسوس می‌باشد و با كارهای فیزیكی و به ظاهر آشنا تفاوت زیادی دارد تنها راه مناسب برای مدیریت نرم‌افزار و ارتباط افراد درگیر در پروژه، مستندسازی دقیق تمام مراحل تولید نرم‌افزار می‌باشد. ضمن آن كه مستندسازی مسائل و مشكلاتی كه ممكن است در حین مراحل تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی و نگهداری یك سیستم پیش آید را به حداقل می‌رساند. [4]
سه پایه از چهار ستون تولید برنامه‌های کاربردی نرم‌افزاری (قابلیت استفاده، قابلیت نگهداری، قابلیت اعتماد و قابلیت تجدید و تکرار) با تکیه بر مستندسازی بنا شده است. تولید یک برنامه غیر قابل استفاده، هیچ چیز جز اتلاف وقت و سرمایه خود و دیگران نیست. یک برنامه غیر قابل نگهداری (غیر مستند) قابل استفاده در دراز مدت نیست و احتمالاً باید از نو تولید شود. برنامه غیر قابل اعتماد را باید اشکال زدایی و بخش‌هایی از آن را مجدداً ایجاد کرد (مستندسازی ابزار و کمک مهمی در رفع اشکال و کسب اطمینان از قابلیت اعتماد است). در نهایت برنامه‌ای که قابل تجدید است اغلب ارزش تجدید و تکرار را هم دارد؛ در اینجا می‌توان از مستندات موجود استفاده کرد، به علاوه برنامه کاربردی هم اغلب به صورت ماژولار است و قابل انتقال به دیگر محیط‌ها می‌باشد. [5]
مدیران و مسئولان یک سازمان باید درک درستی از اهمیت نگهداری درست رکوردها و اسناد سازمان داشته باشند:
برای نمایش یک فهرست جامع از صفحه‌ها و بخش‌هایی که بر اساس هر یک از برچسب‌های زیر طبقه‌بندی شده‌اند، بر روی عنوان آن برچسب کلیک کنید؛ یا برای کمک به بهبود طبقه‌بندی محتوا، برچسبی برای این صفحه اضافه کنید.