برای مطالعه راهکارهای عملیاتی پیاده‌سازی راهبرد ایجاد سازمان‌های دانش‌محور، روی مؤلفه‌های آن در تصویر زیر کلیک کنید.
راهبرد : ایجاد سازمان‌های دانش‌محور
امروز سرمایه‌ی اجتماعی شامل ابزار، ساختمان، تكنولوژی و ... نیست، بلكه اطلاعات، تخصص، كارآمدی و نیروی انسانی ماهر به عنوان عوامل زمینه‌ساز توسعه و پیشرفت در عرصه‌های مختلف توسعه اجتماعی، اقتصادی و فرهنگی مطرح می‌شود. ضروری است كه حق دسترسی همگانی به اطلاعات، محور شدن دانش در جامعه، بها دادن به نیروی انسانی متخصص و شایسته‌گرایی در همه امور مهم‌ترین محور توسعه بخشی قرار گیرد [2] .
با توجه به اركان سه گانه مدیریت دانش شامل: فرهنگ سازمانی، ساختار سازمانی و فنآوری اطلاعات، دو اقدام محوری زیر برای ایجاد سازمان‌های دانش‌محور پیشنهاد می‌گردد:
- مستندسازی
توسعه علم و تكنولوژی پنج قانون دارد كه یكی از آنها مستندسازی است. سه پایه از چهار ستون تولید برنامههای کاربردی نرمافزاری با تکیه بر مستندسازی بنا شده است [4] . برای موفقیت در اجرای مدیریت دانش یکی از مهم‌ترین قدم‌ها این است که فرهنگ و نگرش مجموعه و تک تک پرسنل نسبت به اشتراک دانش تغییر یابد. هنوز در بسیاری از سازمان‌ها بعضی از کارکنان بر این عقیده هستند که دانش منحصر به فرد آنها در افزایش سطح عملکرد شخصی آنها موثر بوده و با اشتراک دانش، موقعیت خود را در سازمان به خطر می‌اندازند. در واقع باید در میان کارکنان سازمان تفکر (تبادل دانش، قدرت است) جایگزین (دانش، قدرت است)، شود [5] . مستندسازی مهم‌ترین ابزار در جهت فرهنگ سازی و هماهنگ کردن افراد با تصویر جدید سازمان خواهد بود.
- اصلاح ساختار اداری
با ورود به عصر دانایی، سازمان‌ها برای به دست آوردن فرصت در محیط پویا باید انطباق‌پذیر و منعطف‌تر باشند. ادراک سنتی که از ساختار سازمانی وجود دارد در توسعه سازمانی برای مواجهه با چالش‌ها و نیازهای جدید با شکست روبرو می‌شوند. ابعاد ساختاری اولیه از تشریح کامل ساختار سازمان‌های دانش محور ناتوانند زیرا ساختار و روابط غیررسمی نقش مهمی در این سازمان‌ها دارند در حالی که ابعاد ساختاری اولیه صرفاً به تشریح ساختارهای رسمی کمک می‌کنند. از این رو، برای توسعه و شناخت سازمان‌های دانش محوری که می‌توانند نیازهای جدید اقتصاد دانشی را برآورده سازند به ابعاد ساختاری جامع‌تری نیاز است، این ابعاد عبارتند از: روابط غیررسمی، روابط اعتماد محور، روابط عاطفی فراگیر و روابط تعاملی برون‌گرا. روابط غیررسمی نقش مهمی در تعریف و شناخت ماهیت ساختار و کارکردهای در سازمان بر عهده دارد و این ابعاد می‌توانند به درک بهتر روابط غیررسمی در سازمان کمک کنند. تغییرات اساسی‌ای که در محیط، تکنولوژی و فرهنگ در عصر دانایی صورت گرفته است، نشان‌دهنده گذاری در ساختار است که از ساختارهای رسمی و سلسله مراتبی به سمت ساختارهایی پیش می‌رود که بازتر از تعاریف موجود، احساسی‌تر از عقلانیت جامع، تعاملی‌تر، منعطف‌تر و اعتماد محورتر می‌باشد [6] .
با وجود مشكل در حوزه سخت‌افزاری، مشكلات این حوزه كمتر از مشكلات حوزه نرمافزاری است. در زمینه‌ی استفاده از تكنولوژی روزآمد، با وجود قبول مشكلات آن از كشورهای پیشرفته خیلی عقب نیستیم. این مساله به آن معناست كه مفهوم سرمایه اجتماعی متحول شده است. این یك واقعیت است كه با پرداخت هزینه می‌توان تكنولوژی و ابزار را تهیه كرد، اما فرهنگ و نگرش نیروی انسانی متخصص را باید با برنامه‌ریزی و متناسب با نیازهای روز متحول كرد [2] .
مستندسازی مبنای سازمان‌های دانش‌محور
دین اسلام با امر به خواندن شروع شده، دینی است «علم محور» كه همه افراد بشر را به فراگیری آن در همه سطوح فراخوانده است تا آن جا که هدف آفرینش آسمان و زمین را «آگاهی و علم انسان» معرفی کرده است؛ با وجود تأکید این دین بر اهمیت کسب و گسترش دانش از جمله این حدیث مشهور نبوی که «دانش را بجویید اگر چه در چین باشد؛ زیرا طلب دانش بر هر مسلمانی واجب است» و فضیلت و برتری قلم و مرکب بر خون شهید [7] ، متأسفانه شاهدیم که زمینه و ساز و کار کسب و گسترش دانش در داخل جامعه‌ی خودمان و حتی در درون سازمان‌ها و ساختارهای اداری نیز وجود ندارد.
یک نیروی خوب، نیرویی نیست که همه اطلاعات را جمع کند، چون اطلاعات آنقدر زیاد است که یک فرد نمی‌تواند اطلاعات را مدیریت کند. انتخاب اطلاعات و کار کردن روی خود، نیاز به ساز و کارهای مستندسازی و مدیریت اطلاعات و دانش دارد به طوری که بدانیم کدام چیزها را کجا و چه موقع به کار ببریم.
علت اصلی عدم مستندسازی و رواج این فرهنگ غلط، عملکرد مدیران و عدم توجه ایشان به این موضوع در طی زمان طولانی و همچنین نوع ساختار سازمانی است که علاوه بر ایجاد مشکلات فراوان، نه تنها عامل انگیزه‌سازی در این زمینه محسوب نمی‌شود بلکه باید آن را یک انگیزه خفه‌کن قوی به حساب آورد.
از مهم‌ترین دلایل عدم مستندسازی می‌توان موارد زیر را برشمرد:
- عدم درک اهمیت مستندسازی توسط مدیران و بی‌ارزش تلقی کردن آن
- عدم تهیه مستندات كافی از طرف سازمان‌ها و افراد به جهت وابسته شدن كاربران و مراجعین به آنها
- ترس از دست دادن موقعیت و جایگاه در سازمان‌ها به دلیل وجود هنجارهای فرهنگی منفی ناشی از ساختارهای فعلی
- عدم در اختیار داشتن فرصت و زمان کافی به دلیل حجم زیاد کارهای روزمره مرتبط با کارهای جاری
شیوه‌ی فعلی مشابه انتقال فنون کشتی است؛ مربی یک کشتی‌گیر، یک فن را برای خودش نگه می‌دارد تا بتواند با او مقابله کند (به اصطلاح فوت کوزه‌گری را نزد خود نگه می‌دارد)؛ این کشتی‌گیر بعداً مربی می‌شود و فن دیگری را برای خود نگه می‌دارد و اگر این گونه جلو برود نتیجه این می‌شود که سال به سال مربیان ضعیف‌تری در اختیار خواهیم داشت.
نبود استمرار در اجرا، یک تهدید و مانع جدی در راه توسعه است. اداره‌ای که حافظه ندارد، استمراری هم در کارش نیست. حافظه‌ی اداری یعنی مستندات نوشتاری شده. علم جدید نشان داده که هر برنامه‌ای هر چه قدر بد و نادرست باشد اگر استمرار داشته باشد خودش را تصحیح می‌کند. استمرار خود به خود باعث ایجاد ساز و کارهای تصحیح می‌شود. افراد اطلاعات را هم به عنوان ملک شخصی تلقی می‌کنند و نمی‌توانند برای خود جانشین تربیت کنند (مدیریت بی‌جانشین) [8] .
ریشه‌ی تمامی اشکالات سیستم‌ها و کیفیت نازل محصولات تولیدی و عقب ماندگی بسیار زیاد آن از مباحث روز را باید در عدم مستندسازی جستجو کرد؛ بخش عمده‌ی دلایل این غفلت و این فرهنگ غلط مربوط به ساختار و عملکرد سازمانی می‌باشد که به مرور و طی فرایندهای رایج تبدیل به یک فرهنگ سازمانی غلط شده است.
در سازمان‌ها باید برنامه‌هایی برای معرفی کسانی که به اشتراک دانش خود در سطح سازمان می‌پردازند، وجود داشته باشد و آنها به عنوان افرادی که مهارت‌های خاصی را دارا می‌باشند، شناخته شوند. این به نوبه‌ی خود موجب تشویق بیشتر کارکنان به مشارکت در اجرای مدیریت دانش در سطح سازمان می‌شود. در واقع باید در میان کارکنان سازمان تفکر (تبادل دانش، قدرت است) جایگزین (دانش، قدرت است)، شود [5] .
برای اطلاعات بیشتر در مورد مستندسازی، موضوع مستندسازی را ببینید.
اصلاح ساختار اداری
از مهم‌ترین دلایل غفلت در مستندسازی، ساختار و عملکرد سازمانی می‌باشد که به مرور و طی فرایندهای رایج تبدیل به یک فرهنگ غلط سازمانی شده است:
- عدم تطابق ساختار سازمانی و رویه‌ی مدیریت منابع انسانی با شیوه شکل‌گیری دانش
- اهداف نامشخص اداری؛ در وضعیت فعلی، افراد حتی از شرح وظایف و مسئولیت‌های خودشان نیز بی‌اطلاع هستند.
- اثرات منفی و متقابل ساختار و مدیران مثل رابطه‌ی مرغ و تخم مرغ است
- نبود نظام ترفیع، شایسته‌سالاری و شفافیت
- سازمان مسموم: وجود مدیرانی که برای به انجام رساندن امور متوسل به تهدید و زور می‌شوند
- یأس و ناامیدی کارمندان از تغییر شرایط موجود
- فهرست کامل اشکالات ساختاری: اشکالات نظام اداری در ادبیات تحقیق را ببینید.
با وارد شدن به عصر دانایی، دانش به عنوان مهم‌ترین سرمایه سازمان مطرح شده و موفقیت سازمان‌ها به توانایی آنها در ایجاد، کسب و بهره‌گیری و انتقال دانش بستگی پیدا کرده است؛ از این رو سازمان‌ها برای این که بتوانند از فرصت‌های پیش‌آمده در محیط پویای کنونی استفاده کرده و مزیت رقابتی کسب نمایند باید منابع دانش را به صورت اثربخش مدیریت نمایند و به این منظور به تعدیل و اصلاح ساختارهای خود پرداخته‌اند [6] .
اصل مسئولیت
اصولاً مسئولیت انجام یک وظیفه در یک سیستم باید در اختیار موجودیت یا نهادی از آن سیستم قرار گیرد که دانش لازم و توانایی کافی برای انجام آن وظیفه را دارد:
مسئولیت = دانستن + توانستن
مستندسازی پیش‌نیاز و شرط لازم برای کسب دانش است، عدم مستندسازی در سطح یک سازمان، یعنی نبود دانش سازمانی و کاری در آن سازمان؛ فقدان دانش یعنی فقدان توانایی و فقدان مسئولیت. ساختار موجود نه تنها باعث و مشوق ایجاد دانش نیست، بلکه مانع عمده‌ی تولید و گسترش آن هم محسوب می‌شود.
« توانا بود هر که دانا بود ز دانش دل پیر برنا بود »
انواع شیوه‌های مدیریت و رهبری
وجود بدترین ساختار سازمانی مدیریت و رهبری با گرایش به شیوه‌های پیشتازانه و آمرانه‌ی رهبری در بخش دولتی [11] . ساختار پیشنهادی باید شیوه‌های درست مدیریت و رهبری را فراهم کند و مانع گرایش به شیوه‌هایی شود که عموماً اجتناب از آنها توصیه می‌شود.
منابع نارضایتی
- رؤسا و مدیران بد یا ضعیف
- قوانین یا عادات
- در مورد تیم‌ها: هنجار
- در مورد سازمان بزرگ‌تر: فرهنگ
- ریشه مشکلات اغلب در قوانین اساسی که مدتهاست تصویب شده و عمیقاً نهادینه شده‌اند، یا عاداتی که گروه را می‌گردانند، جای دارد:
نشانه‌های نیاز به تغییرات
- فرهنگ بسته و فاقد وضوح سازمان
- هنجارهای فرهنگی به جای شایسته‌سالاری از مقام‌های بالا حمایت می‌کنند، بنابراین:
- اغلب به انجام رساندن سریع کارها دشوار است
- پرسش‌ها حول محور چگونگی ارتقاء یا پاداش گرفتن افراد مطرح می‌شود چون عدم شفافیت به راحتی دیده می‌شود.
- مانع بودن ساختارهای فعلی در مقابل تولید و گسترش دانش با شعار (دانش قدرت است) به جای شعار (تبادل دانش قدرت است) و عدم امکان اعمال تغییر نگرش در این ساختارها
- انبوه اشکالات و نارسائی‌های گسترده در سیستم فعلی اداری که در زمان خود رفع نشده و طی زمان روی همدیگر تلمبار شده و ساختار جهالت و نادانی را تشکیل داده‌اند.
فهرست مطالب این بخش